Beskytte dokumenter

Dokumentbeskyttelse brukes for å begrense hvem som kan endre eller åpne et dokument. Du kan velge ulike beskyttelsesnivåer avhengig av hvor mye tilgang brukerne skal ha.

Beskytte et dokument

Finn dokumentet du ønsker å beskytte.

Klikk på menyen med tre prikker og velg Beskytt.

Velg ønsket beskyttelsesnivå og klikk Beskytt og legg til varsler.

Beskyttelsesnivåer

Du kan velge mellom tre beskyttelsesnivåer.

Ingen beskyttelse

Brukere med nødvendige rettigheter kan vise, laste ned, redigere og slette dokumentet.

Skrivebeskyttelse

Dokumentet kan forhåndsvises og lastes ned, men kan ikke redigeres.

Dette passer for dokumenter som er ferdige og ikke skal endres.

Lesebeskyttelse

Dokumentet kan ikke forhåndsvises, lastes ned eller redigeres.

Bruk denne beskyttelsen når dokumentet kun skal være tilgjengelig for brukere med nødvendig tilgang.

Tilgang til dokumentet

Når du velger et beskyttelsesnivå, oppdateres oversikten automatisk og viser hvilke roller som:

• har tilgang til å se og redigere dokumentet
• har tilgang til å se dokumentet
• ikke har tilgang til dokumentet

Dette gjør det enkelt å kontrollere hvilke brukere som får tilgang før beskyttelsen lagres.

Beskyttelsesleder

Den som beskytter dokumentet blir automatisk registrert som Beskyttelsesleder.

Så lenge denne personen har en aktiv bruker i Simployer Classic, er det kun beskyttelseslederen som kan oppheve beskyttelsen.

Hvis beskyttelseslederen blir deaktivert, kan en bruker med rollen Dokumentadministrator oppheve beskyttelsen.

Varsling

Du kan legge til personer som skal varsles dersom beskyttelsen fjernes.

Dette gjør det mulig å følge med på når beskyttede dokumenter blir gjort tilgjengelige igjen.

Tips: Dokumentbeskyttelse er utviklet for å gi bedre kontroll over sensitive dokumenter. Bruk funksjonen når dokumenter ikke skal kunne endres eller gjøres tilgjengelige uten at noen aktivt opphever beskyttelsen.

Relaterte artikler

• Dokumenter – Oversikt
• Dokumentkategorier
• Dokumenter på ansatte