Samtal – Medarbetarguide (Employee Guide)

Samtal – Medarbetarguide (Employee Guide)

Sammanfattning

Som medarbetare (Target-user) använder du Samtal för att förbereda och följa upp strukturerade dialoger med din chef eller en annan Reviewer. Vanliga användningsområden är:

• Prestationssamtal

• Utvecklings- och tillväxtsamtal

• 1:1-uppföljningar

• Ad-hoc-uppföljningar

I varje samtal gäller följande:

• Du och Reviewer besvarar samma diskussionspunkter

• Ni skickar in era reflektioner oberoende av varandra

• Ni kan inte se varandras svar förrän båda har skickat in

• När båda har skickat in kan ni:

  • Kommentera diskussionspunkter

  • Skapa och redigera uppgifter (tills samtalet stängs)

  • Skapa och redigera en AI-genererad sammanfattning

• Slutligen signerar du samtalet när det är stängt

Mina samtal

Visa alla dina samtal

Gå till Översikt → Mina samtal.

Tabellen visar alla samtal där du är Target-user.

Kolumner i tabellen:

• Samtal med – namnet på Reviewer

• Mall – vilken samtalsmall som användes

• Period – kopplad Period, eller tom / ”Ingen period”

• Status – se Samtalsstatusar

• Senast uppdaterad – senaste ändring (skapa, skicka in, stänga, återöppna, signera)

• Åtgärd – tillgänglig handling:

  • Svara – du har inte skickat in ännu

  • Granska – samtalet är stängt men inte signerat av dig

  • Visa – endast läsbehörighet

Förbered dina reflektioner

Starta din förberedelse

Du förbereder reflektioner en gång per samtal.

Öppna ett samtal genom att:

• Klicka på länken i e-postinbjudan, eller

• Gå till Mina samtal och klicka på Svara i kolumnen Åtgärd

Detta öppnar samtalssidan.

Ange svar

På samtalssidan:

• Du ser en eller flera diskussionspunkter

• För varje punkt:

  • Läs frågan

  • Skriv din reflektion i textredigeraren

• Texten autosparas medan du skriver eller när du pausar kort

Observera:

• Du kan lämna vissa punkter tomma

• Innan du skickar in får du en varning om inte alla fält är ifyllda – men du kan ändå skicka in

Skicka in dina svar

När du är klar:

• Gå igenom dina svar

• Klicka på Skicka in

Efter inskick:

• Du kan inte längre redigera dina svar

• Dina svar är dolda för Reviewer tills de också skickar in

• Status blir:

  • Pågår – om endast en av er har skickat in

  • Inskickat – om båda har skickat in

Efter att båda har skickat in – delat samtal

När både du och Reviewer har skickat in blir samtalet ett delat samtal.

Kommentarer

Kommentarer används för att dokumentera förtydliganden, beslut eller mötesanteckningar.

Efter inskick:

• Gå till relevant diskussionspunkt

• Lägg till en kommentar

Kommentarer:

• Är synliga för båda parter

• Visar författare och tidsstämpel

Använd kommentarer för att:

• Ställa följdfrågor

• Dokumentera vad som sagts i samtalet

• Förtydliga eller komplettera tidigare reflektioner

Uppgifter (Tasks)

I status Inskickat är uppgifter i utkastläge.

Du (och Reviewer) kan:

• Skapa en uppgift med:

  • Titel (obligatorisk)

  • Beskrivning (valfri)

  • Ansvarig:

    • Du (Target-user), eller

    • Reviewer

  • Förfallodatum (valfritt)

• Redigera eller ta bort uppgifter så länge samtalet är Inskickat

Uppgifter i detta läge:

• Är inte synliga utanför samtalet

• Ska förberedas och förankras innan samtalet stängs

AI-stödd redigerare

För svar och sammanfattning kan du använda den AI-stödda redigeraren.

När text har skrivits:

• En knapp Förbättra visas

• Klicka på Förbättra för att öppna ett fönster med din originaltext

Välj ett alternativ:

• Omformulera

• Rätta stavning och grammatik

• Gör längre

• Gör kortare

Du kan granska förslaget och själv välja om det ska tillämpas.

AI:n tar hänsyn till diskussionspunktens kontext. Du har alltid full kontroll över vad som sparas.

AI-genererad sammanfattning

Sammanfattningen ger en överblick av samtalet.

• Att ha en sammanfattning är valfritt

• Båda parter kan skapa den

Så arbetar du med sammanfattningen:

• Klicka på Generera sammanfattning

• AI skapar ett utkast baserat på:

  • Dina svar

  • Reviewers svar

  • Eventuella kommentarer

• Redigera sammanfattningen fritt – ändringar autosparas

Övrigt:

• Sammanfattningen kan tas bort om den inte önskas

• Om samtalet stängs utan sammanfattning påminns Reviewer – men kan välja att hoppa över

När samtalet stängs

När Reviewer markerar samtalet som stängt:

• Status: Stängt, ej signerat

• Alla svar, kommentarer, uppgifter och sammanfattning blir skrivskyddade

Uppgifterna:

• Slutförs och visas i:

  • Din uppgiftslista

  • Uppgiftslistan i samtalet

• Kan endast markeras som Att göra eller Klar

• Kan inte redigeras eller tas bort, även om samtalet återöppnas

Signera samtalet

Du får ett e-postmeddelande ”Samtal stängt” med instruktioner.

Efter att samtalet är stängt:

1. Gå till Mina samtal

2. Klicka på Granska i kolumnen Åtgärd

3. Läs igenom:

   • Dina svar

   • Reviewers svar

   • Kommentarer

   • Uppgifter

   • Sammanfattning (om den finns)

4. Klicka på Signera (eller motsvarande) för att bekräfta att du har tagit del av innehållet

Efter signering:

• Status: Stängt

Om Reviewer återöppnar samtalet:

• Din signering blir ogiltig

• Efter att samtalet stängs igen behöver du signera på nytt

Samtalsstatusar för medarbetare

Du kan se följande statusar i Mina samtal:

• Ej påbörjat
  Ingen av parterna har skickat in reflektioner

• Pågår
  En part har skickat in, den andra inte

• Inskickat
  Båda har skickat in. Sida-vid-sida-vy är aktiv; kommentarer, uppgifter och sammanfattning kan redigeras

• Stängt, ej signerat
  Reviewer har stängt. Allt är skrivskyddat. Du kan signera. Reviewer kan återöppna

• Stängt
  Du har signerat ett stängt samtal. Reviewer kan återöppna, vilket ogiltigförklarar signeringen