Samtaler – Brukerveiledning for ansatte

Samtaler – Brukerveiledning for ansatte

Sammendrag

Som ansatt (Target-user) bruker du Samtaler for å forberede og følge opp strukturerte dialoger med din leder eller en annen Reviewer. Typiske bruksområder er:

• Medarbeidersamtaler

• Utviklings- og vekstsamtaler

• 1:1-oppfølginger

• Ad-hoc-oppfølginger

I hver samtale gjelder følgende:

• Du og Reviewer svarer på de samme diskusjonspunktene

• Dere sender inn refleksjonene uavhengig av hverandre

• Dere kan ikke se hverandres svar før begge har sendt inn

• Når begge har sendt inn, kan dere:

  • Kommentere diskusjonspunkter

  • Opprette og redigere oppgaver (frem til samtalen lukkes)

  • Opprette og redigere et AI-generert sammendrag

• Til slutt signerer du samtalen når den er lukket

Mine samtaler

Se alle dine samtaler

Gå til Oversikt → Mine samtaler.

Tabellen viser alle samtaler der du er Target-user.

Tabellen inneholder:

• Samtale med – navnet på Reviewer

• Mal – hvilken samtalemal som ble brukt

• Periode – tilknyttet Periode, eller tom / «Ingen periode»

• Status – se Samtalestatus

• Sist oppdatert – siste endring (opprettet, sendt inn, lukket, gjenåpnet, signert)

• Handling – tilgjengelig handling:

  • Svar – du har ikke sendt inn ennå

  • Se gjennom – samtalen er lukket, men ikke signert av deg

  • Vis – kun lesetilgang

Forbered dine refleksjoner

Start forberedelsen

Du forbereder refleksjoner én gang per samtale.

Åpne en samtale ved å:

• Klikke på lenken i e-postinvitasjonen, eller

• Gå til Mine samtaler og klikke Svar i kolonnen Handling

Dette åpner samtalesiden.

Legg inn svar

På samtalesiden:

• Du ser ett eller flere diskusjonspunkter

• For hvert punkt:

  • Les spørsmålet

  • Skriv refleksjonen din i tekstfeltet

• Teksten lagres automatisk mens du skriver eller når du tar en kort pause

Merk:

• Du kan la enkelte punkter stå tomme

• Før innsending får du et varsel dersom ikke alle felt er fylt ut – men du kan likevel sende inn

Send inn svarene

Når du er klar:

• Gå gjennom svarene dine

• Klikk Send inn

Etter innsending:

• Du kan ikke redigere svarene dine

• Svarene er skjult for Reviewer til de også har sendt inn

• Status blir:

  • Pågår – hvis bare én av dere har sendt inn

  • Sendt inn – hvis begge har sendt inn

Etter at begge har sendt inn – delt samtale

Når både du og Reviewer har sendt inn, blir samtalen en delt samtale.

Kommentarer

Kommentarer brukes til å dokumentere avklaringer, beslutninger eller møtenotater.

Etter innsending:

• Gå til relevant diskusjonspunkt

• Legg til en kommentar

Kommentarer:

• Er synlige for begge parter

• Viser forfatter og tidspunkt

Bruk kommentarer til å:

• Stille oppfølgingsspørsmål

• Dokumentere det som ble sagt i samtalen

• Presisere eller utdype tidligere refleksjoner

Oppgaver (Tasks)

I status Sendt inn er oppgaver i utkastmodus.

Du (og Reviewer) kan:

• Opprette en oppgave med:

  • Tittel (påkrevd)

  • Beskrivelse (valgfri)

  • Ansvarlig:

    • Deg (Target-user), eller

    • Reviewer

  • Forfallsdato (valgfri)

• Redigere eller slette oppgaver så lenge samtalen er Sendt inn

Oppgaver i denne fasen:

• Er ikke synlige utenfor samtalen

• Skal forberedes og avklares før samtalen lukkes

AI-støttet redigering

For svar og sammendrag kan du bruke den AI-støttede redigereren.

Når tekst er lagt inn:

• En knapp Forbedre vises

• Klikk Forbedre for å åpne et vindu med originalteksten

Velg ett av følgende:

• Omformuler

• Rett stavefeil og grammatikk

• Gjør teksten lengre

• Gjør teksten kortere

Du vurderer forslaget og velger selv om det skal brukes.

AI tar hensyn til konteksten i diskusjonspunktet. Du har full kontroll over hva som lagres.

AI-generert sammendrag

Sammendraget gir en overordnet oppsummering av samtalen.

• Sammendrag er valgfritt

• Begge parter kan opprette det

Slik jobber du med sammendrag:

• Klikk Generer sammendrag

• AI lager et utkast basert på:

  • Dine svar

  • Reviewers svar

  • Eventuelle kommentarer

• Rediger sammendraget fritt – endringer lagres automatisk

Øvrig:

• Sammendrag kan fjernes hvis det ikke er ønsket

• Hvis samtalen lukkes uten sammendrag, får Reviewer en påminnelse – men kan velge å hoppe over

Når samtalen lukkes

Når Reviewer markerer samtalen som lukket:

• Status: Lukket, ikke signert

• Alle svar, kommentarer, oppgaver og sammendrag blir skrivebeskyttet

Oppgavene:

• Ferdigstilles og vises i:

  • Din oppgaveliste

  • Oppgavelisten i samtalen

• Kan kun merkes som Å gjøre eller Fullført

• Kan ikke redigeres eller slettes, selv om samtalen gjenåpnes

Signer samtalen

Du mottar en e-post med tittelen «Samtale lukket» og videre instruksjoner.

Etter at samtalen er lukket:

1. Gå til Mine samtaler

2. Klikk Se gjennom i kolonnen Handling

3. Les gjennom:

   • Dine svar

   • Reviewers svar

   • Kommentarer

   • Oppgaver

   • Sammendrag (hvis tilgjengelig)

4. Klikk Signer (eller tilsvarende) for å bekrefte at du har lest og forstått innholdet

Etter signering:

• Status: Lukket

Hvis Reviewer gjenåpner samtalen:

• Signeringen din blir ugyldig

• Etter ny lukking må du signere på nytt

Samtalestatus for ansatte

Du kan se følgende statuser i Mine samtaler:

• Ikke startet
  Ingen av partene har sendt inn refleksjoner

• Pågår
  Én part har sendt inn, den andre ikke

• Sendt inn
  Begge har sendt inn. Side-om-side-visning er aktiv; kommentarer, oppgaver og sammendrag kan redigeres

• Lukket, ikke signert
  Reviewer har lukket. Alt er skrivebeskyttet. Du kan signere. Reviewer kan gjenåpne

• Lukket
  Du har signert en lukket samtale. Reviewer kan gjenåpne, noe som ugyldiggjør signeringen