Användarguide för Samtal - Admin/Owner

Admin/Owner – Användarguide för Samtal (Conversations)

Administratörer konfigurerar och följer upp Samtal på företagsnivå:

• Aktivera modul och funktionsåtkomst

• Administrera Perioder i linje med HR-processer

• Administrera Mallar (standard och anpassade)

• Följa statistik per Period och per chef

• Valfritt: delta i samtal själva (som Reviewer)

Perioder

Perioder är HR-definierade tidsfönster med ett tydligt syfte, till exempel:

• ”Medarbetarsamtal 2026”

• ”Ledarskapsutvärdering”

• ”Löneöversyn 2026”

Chefer kan koppla samtal till Perioder. Administratörer använder Perioder för att följa täckning och progression.

Definition av Period

Varje Period består av:

• Periodnamn – måste vara unikt

• Startdatum – endast informativt (inga automatiska åtgärder)

• Slutdatum – när Perioden avslutas

  • Efter slutdatum kan Perioden inte väljas för nya samtal

  • Befintliga samtal påverkas inte

Koppla samtal till Perioder

När användare (chefer, administratörer eller ägare) skapar ett samtal kan de:

• Välja en pågående eller framtida Period, eller

• Välja Ingen period för ad-hoc-samtal

Viktigt att känna till:

• Koppling till Period är valfri

• Period kan ändras senare av Reviewer i samtalet

• Perioder påverkar statistik och rapportering, men begränsar inte när samtal kan skapas

Ta bort en Period

Administratörer kan ta bort Perioder.

När en Period tas bort:

• Perioden tas bort från listan

• Samtal som var kopplade till Perioden:

  • Tas inte bort

  • Förlorar kopplingen till Perioden

• En varning visar hur många samtal som påverkas

Periodstatistik

Statistiken räknar anställda (användare) – inte antal samtal.

• Omfattar alla aktiva användare i företaget

• Arkiverade och borttagna användare exkluderas

Övergripande statistik per Period

För varje Period visas tre värden:

1. Anställda utan samtal
   Aktiva användare utan samtal som Target-user i Perioden

2. Anställda med pågående samtal
   Har minst ett samtal som Target-user i Perioden, och inget av dem är avslutat

3. Anställda med avslutat samtal
   Har minst ett avslutat samtal som Target-user i Perioden

Om en anställd har flera samtal i samma Period:

• Den senaste statusen räknas

• Har de både pågående och avslutade samtal, räknas de som Avslutat

Summan av:

Inget samtal + Pågående + Avslutat = totalt antal aktiva användare

Statistik per chef

Visar, per chef, hur många av deras medarbetare som har:

• Inget samtal

• Pågående samtal

• Avslutat samtal

Viktiga detaljer:

• Räkningen baseras på medarbetarens nuvarande närmaste chef, inte vem som är Reviewer

• Samtal med annan Reviewer (t.ex. tidigare chef) räknas ändå under nuvarande chef

• Endast medarbetare som har en chef inkluderas

Därför kan totalsumman per chef vara lägre än den övergripande statistiken.

Motivering:
Chefen är ansvarig för att medarbetare följs upp, oavsett vem som faktiskt genomför samtalet.

Mallar (Templates)

Mallar skapar en gemensam struktur och agenda för samtal.

Mallstruktur

Varje mall innehåller:

• Mallnamn – måste vara unikt

• Beskrivning – syfte och användning (visas vid val av mall)

• Diskussionspunkter – synliga för både Target-user och Reviewer

• Ordning på diskussionspunkterna

Det finns två typer:

• Standardmallar

• Anpassade mallar

Standardmallar

• Skapas och underhålls av Simployer

• Samma uppsättning för alla kunder, men:

  • Administratörer kan aktivera/inaktivera mallar

  • Administratörer kan aktivera/inaktivera enskilda diskussionspunkter

Språkstöd:

• Engelska

• Svenska

• Norska

Inaktiverade mallar eller punkter:

• Kan inte användas i nya samtal

• Påverkar inte befintliga samtal

Anpassade mallar

• Skapas och hanteras per företag

• Inga inbyggda språkversioner

  • Skapa en separat mall per språk vid behov

Krav:

• Unikt mallnamn

Administratörer kan:

• Skapa

• Redigera

• Ta bort anpassade mallar

Ändringar och borttagning:

• Gäller endast framtida samtal

• Påverkar inte redan skapade samtal

Mallars beteende i samtal

När ett samtal skapas:

• Alla diskussionspunkter kopieras från mallen till samtalet

• Därefter är samtalet oberoende av mallen

Senare ändringar i mallen, inklusive:

• Redigering av innehåll

• Aktivering/inaktivering av mallar

• Aktivering/inaktivering av diskussionspunkter

påverkar inte befintliga samtal.

Detta säkerställer konsekvens och historisk korrekthet.

Att skriva bra diskussionspunkter

Eftersom både Target-user och Reviewer besvarar samma frågor bör diskussionspunkterna vara:

• Neutrala

• Icke-ledande

• Relevanta för båda parter

Bra exempel:

• ”Utveckling sedan förra samtalet”

• ”Viktiga frågor att diskutera”

• ”Behov av stöd framåt”

Undvik:

• ”Vilka mål har du uppnått?”
  → Använd istället: ”Mål som uppnåtts sedan senaste samtalet”

• ”Vilket stöd kan du ge?”
  → Använd istället: ”Typ av stöd som kan vara värdefullt”

Uppgifter (Tasks)

Uppgifter skapas i samtal när samtalet har status Inskickat.

• Uppgifter är utkast tills samtalet avslutas

• När samtalet avslutas blir uppgifterna:

  • Slutgiltiga

  • Skrivskyddade (kan inte redigeras eller tas bort)

  • Endast status kan ändras (Att göra / Klar)

Uppgifter blir en del av medarbetarens samlade arbetsflöde.

Navigationspunkten Uppgifter kommer över tid att ge en översikt över:

• Pågående uppgifter

• Avslutade uppgifter

• Alla uppgifter

Aviseringar

Samtal skickar e-postaviseringar endast när åtgärd kan krävas – för att minimera brus.

Aktuella aviseringar

• Samtal skapat
  Skickas till Target-user för att informera om att förberedelser kan påbörjas

• Samtal delat
  Skickas till den som inte skickade in senast, när båda parters svar är synliga

• Samtal avslutat
  Skickas till Target-user med instruktion att granska och signera

• Samtal återöppnat
  Skickas till Target-user för att informera om att:

  • Samtalet är öppet igen

  • Kommentarer och sammanfattning kan uppdateras

  • Tidigare signering är ogiltig

Aviseringar:

• Är aktiverade som standard

• Kan hanteras individuellt av användare i sina egna aviseringsinställningar