Samtal - Chefsguide

Chefsguide – Samtal

Som chef (Reviewer) använder du Samtal för att:

• Initiera samtal med medarbetare (inte bara direktrapporterande).

• Förbereda och skicka in egna reflektioner.

• Samarbeta via kommentarer, uppgifter och sammanfattningar när båda parter har skickat in.

• Stänga och återöppna samtal.

• Vid behov ändra den period som är kopplad till ett samtal.

Du agerar alltid som Reviewer, medan medarbetaren är Target-user.

Skapa ett samtal

Du initierar samtal från Teamöversikt.

1. Gå till Översikt → Teamöversikt

2. Klicka på Skapa samtal

3. Fyll i:

1. Mall

Välj en mall från listan. Listan innehåller både:

• Simployers standardmallar

• Anpassade mallar skapade av företagets administratörer

2. Språk (standardmallar)

För Simployers standardmallar:

• Välj önskat språk (t.ex. engelska, svenska eller norska)

Språket:

• Gäller för båda deltagarna

• Är oberoende av varje persons systemspråk

3. Period

Välj mellan:

• Pågående perioder

• Framtida perioder

• Eller Ingen period för ad-hoc-samtal

Perioden påverkar:

• Rapportering och uppföljning för administratörer

• Hur samtalet grupperas i statistik

Du kan senare ändra period från samtalssidan vid behov.

4. Medarbetare

Välj bland alla aktiva medarbetare:

• Arkiverade medarbetare visas inte

• Dina direktrapporterande visas högst upp i listan

Varje vald medarbetare får ett eget samtal med:

• Dig som Reviewer

• Medarbetaren som Target-user

När du bekräftar:

• Samtalen skapas

• Varje Target-user får en notis om att ett samtal har skapats

Förbereda reflektioner

1. Hitta rätt medarbetare i Teamöversikt

2. Klicka på Svara i åtgärdskolumnen

På samtalssidan:

• Text sparas automatiskt medan du skriver

• Du kan lämna vissa punkter tomma
  (du får en varning, men kan ändå skicka in)

Skicka in

1. Gå igenom dina svar

2. Klicka på Skicka in

Efter att du har skickat in:

• Du kan inte ändra dina svar

• Dina svar visas först för medarbetaren när båda har skickat in

Samtalsstatus:

• Pågår – endast en av er har skickat in

• Inskickat – båda har skickat in

Efter att båda har skickat in – delat samtal

När båda parter har skickat in:

• Status: Inskickat

• Sida-vid-sida-vy aktiveras:

  • Vänster sida – Target-userns svar och kommentarer

  • Höger sida – Reviewerns svar och kommentarer

Du kan:

• Lägga till kommentarer

• Lägga till / redigera / ta bort uppgifter (utkastläge)

• Generera och redigera sammanfattning

• Avsluta samtalet när allt är klart

Kommentarer

Använd kommentarer för att:

• Förtydliga svar

• Dokumentera mötesanteckningar

• Fatta och följa upp beslut

I status Inskickat:

• Både du och medarbetaren kan lägga till kommentarer per diskussionspunkt

• Varje kommentar visar författare och tidsstämpel

• Kommentarer är omedelbart synliga för båda

Uppgifter (utkastläge)

I status Inskickat kan du bygga en handlingsplan med uppgifter.

Uppgifter kan innehålla:

• Titel (obligatorisk)

• Beskrivning (valfri)

• Ansvarig – antingen Target-user eller Reviewer

• Förfallodatum (valfritt)

Du kan redigera eller ta bort uppgifter så länge samtalet har status Inskickat.

Uppgifterna:

• Är utkast tills samtalet stängs

• Visas inte i separata uppgiftslistor ännu

AI-stödd redigering

I både svar och sammanfattning kan du använda Förbättra för att:

• Omformulera text

• Rätta stavning och grammatik

• Göra texten längre

• Göra texten kortare

Förslaget baseras på kontexten i diskussionspunkten.
Du väljer själv om du vill tillämpa förslaget.

AI-genererad sammanfattning

Både du och medarbetaren kan lägga till en sammanfattning.

1. Klicka på Generera sammanfattning

2. AI skapar ett utkast baserat på:

   • Båda parters svar

   • Kommentarer i samtalet

Båda kan redigera sammanfattningen:

• Ändringar sparas automatiskt

• Sammanfattningen kan även tas bort

Om du stänger ett samtal utan sammanfattning:

• Du blir påmind om att skapa en

• Du kan välja att hoppa över

Stänga ett samtal

När innehåll och uppgifter har diskuterats kan du som chef stänga samtalet.

Klicka på Markera samtal som stängt

Efter stängning:

• Status: Stängt, ej signerat

• Allt blir skrivskyddat:

  • Svar

  • Kommentarer

  • Sammanfattning

  • Uppgifter

Uppgifter:

• Slutförs

• Visas i medarbetarens uppgiftslista och på samtalssidan

• Kan endast markeras som Att göra eller Klar

• Kan inte redigeras eller tas bort – även om samtalet återöppnas

Target-user får en notis om att samtalet är stängt och kan nu signera.

Återöppna ett samtal

Om du behöver justera kommentarer eller sammanfattningen efter stängning:

1. Öppna det stängda samtalet

2. Välj Återöppna

När samtalet återöppnas:

• Status ändras tillbaka till Inskickat

• Du och medarbetaren kan:

  • Lägga till nya kommentarer

  • Ändra sammanfattningen

• Uppgifter förblir slutförda och skrivskyddade

• Om Target-user redan har signerat, ogiltigförklaras signeringen

Target-user får en notis och måste signera igen när samtalet stängs på nytt.

Ändra period för ett samtal

Om ett samtal är kopplat till fel period:

1. Öppna samtalssidan

2. Använd sidomenyn

3. Välj Ändra period

4. Välj korrekt period

5. Spara

Detta uppdaterar endast periodkopplingen – inte innehållet i samtalet.

Samtalsstatus för chefer

I Teamöversikt ser du:

• Ej påbörjat
  Varken du eller medarbetaren har skickat in

• Pågår
  Endast en part har skickat in

• Inskickat
  Båda har skickat in. Sida-vid-sida-vy, kommentarer, uppgifter och sammanfattning är tillgängliga

• Stängt, ej signerat
  Samtalet är stängt och skrivskyddat. Medarbetaren kan signera. Du kan återöppna

• Stängt
  Medarbetaren har signerat det stängda samtalet. Du kan fortfarande återöppna (signeringen ogiltigförklaras)