Brukerveilednng for eier/administatør - samtale

Admin/Owner-brukerveiledning – Samtaler (Conversations)

Administratorer konfigurerer og følger opp Samtaler på selskapsnivå:

• Aktivere modul og funksjonstilgang

• Administrere Perioder i tråd med HR-prosesser

• Administrere Maler (standard og egendefinerte)

• Følge statistikk per Periode og per leder

• Valgfritt: delta i samtaler selv (som Reviewer)

Perioder

Perioder er HR-definerte tidsvinduer med et tydelig formål, for eksempel:

• «Medarbeidersamtale 2026»

• «Lederevaluering»

• «Lønnsprosess 2026»

Ledere kan knytte samtaler til Perioder. Administratorer bruker Perioder til å følge dekning og fremdrift.

Definisjon av Periode

Hver Periode består av:

• Periodenavn – må være unikt

• Startdato – kun informativ (ingen automatiske handlinger)

• Sluttdato – når Perioden avsluttes

  • Etter sluttdato kan Perioden ikke velges for nye samtaler

  • Eksisterende samtaler påvirkes ikke

Knytte samtaler til Perioder

Når brukere (ledere, admin eller eier) oppretter en samtale, kan de:

• Velge en pågående eller fremtidig Periode, eller

• Velge Ingen periode for ad-hoc-samtaler

Viktig å merke seg:

• Tilknytning til Periode er valgfritt

• Periode kan endres senere av Reviewer inne i samtalen

• Perioder påvirker statistikk og rapportering, men begrenser ikke når samtaler kan opprettes

Slette en Periode

Administratorer kan slette Perioder.

Ved sletting:

• Perioden fjernes fra listen

• Samtaler som var knyttet til Perioden:

  • Slettes ikke

  • Mister tilknytningen til Perioden

• En advarsel viser hvor mange samtaler som påvirkes

Periodestatistikk

Statistikk teller ansatte (brukere) – ikke antall samtaler.

• Gjelder alle aktive brukere i selskapet

• Arkiverte og slettede brukere er ekskludert

Overordnet statistikk per Periode

For hver Periode vises tre tall:

1. Ansatte uten samtale
   Aktive brukere uten samtale som Target-user i Perioden

2. Ansatte med pågående samtale
   Har minst én samtale som Target-user i Perioden, og ingen er lukket

3. Ansatte med fullført samtale
   Har minst én lukket samtale som Target-user i Perioden

Hvis en ansatt har flere samtaler i samme Periode:

• Den seneste statusen teller

• Har de både pågående og fullført, telles de som Fullført

Summen av:

Ingen samtale + Pågående + Fullført = totalt antall aktive brukere

Statistikk per leder

Viser, per leder, hvor mange av deres ansatte som har:

• Ingen samtale

• Pågående samtale

• Fullført samtale

Viktige presiseringer:

• Telling baseres på ansattes nåværende direkte leder, ikke hvem som er Reviewer

• Samtaler utført av andre (f.eks. tidligere leder) teller fortsatt under nåværende leder

• Kun ansatte som har en leder inkluderes

Derfor kan summen per leder være lavere enn totalstatistikken.

Begrunnelse:
Leder er ansvarlig for at medarbeidere blir fulgt opp, uavhengig av hvem som faktisk gjennomfører samtalen.

Maler (Templates)

Maler gir en felles struktur og agenda for samtaler.

Struktur i en mal

Hver mal inneholder:

• Malnavn – må være unikt

• Beskrivelse – formål og bruk (vises ved valg av mal)

• Diskusjonspunkter – synlige for både Target-user og Reviewer

• Rekkefølge på diskusjonspunktene

Det finnes to typer:

• Standardmaler

• Egendefinerte maler

Standardmaler

• Opprettes og vedlikeholdes av Simployer

• Samme sett for alle kunder, men:

  • Administratorer kan aktivere/deaktivere maler

  • Administratorer kan aktivere/deaktivere enkeltpunkter i hver mal

Språkstøtte:

• Engelsk

• Svensk

• Norsk

Deaktiverte maler eller punkter:

• Kan ikke brukes i nye samtaler

• Påvirker ikke eksisterende samtaler

Egendefinerte maler

• Opprettes og administreres per selskap

• Ingen innebygde språkversjoner

  • Lag én mal per språk ved behov

Krav:

• Unikt malnavn

Administratorer kan:

• Opprette

• Redigere

• Slette egendefinerte maler

Endringer og sletting:

• Gjelder kun fremtidige samtaler

• Påvirker ikke allerede opprettede samtaler

Malers oppførsel i samtaler

Når en samtale opprettes:

• Alle diskusjonspunkter kopieres fra malen inn i samtalen

• Deretter er samtalen uavhengig av malen

Senere endringer i malen – inkludert:

• Redigering av innhold

• Aktivering/deaktivering av maler

• Aktivering/deaktivering av diskusjonspunkter

påvirker ikke eksisterende samtaler.

Dette sikrer konsistens og historisk korrekthet.

Gode diskusjonspunkter

Siden både Target-user og Reviewer svarer på de samme spørsmålene, bør punktene være:

• Nøytrale

• Ikke-ledende

• Relevante for begge parter

Gode eksempler:

• «Utvikling siden sist»

• «Viktige temaer å diskutere»

• «Behov for støtte fremover»

Unngå:

• «Hvilke mål har du nådd?»
  → Bruk heller: «Mål som er nådd siden forrige samtale»

• «Hvilken støtte kan du gi?»
  → Bruk heller: «Type støtte som kan være nyttig»

Oppgaver (Tasks)

Oppgaver opprettes inne i samtaler når samtalen er i status Sendt inn.

• Oppgaver er kladd frem til samtalen lukkes

• Når samtalen lukkes, blir oppgavene:

  • Endelige

  • Skrivebeskyttet (kan ikke redigeres eller slettes)

  • Kun status kan endres (Å gjøre / Fullført)

Oppgaver inngår i den ansattes samlede oppgaveflyt.

Navigasjonspunktet Oppgaver vil over tid gi oversikt over:

• Pågående oppgaver

• Fullførte oppgaver

• Alle oppgaver

Varslinger

Samtaler sender e-postvarsler kun når handling kan være nødvendig – for å redusere støy.

Gjeldende varslinger

• Samtale opprettet
  Sendes til Target-user for å informere om at forberedelser kan starte

• Samtale delt
  Sendes til den som ikke sendte inn sist, når begge parters svar er synlige

• Samtale lukket
  Sendes til Target-user med beskjed om å lese gjennom og signere

• Samtale gjenåpnet
  Sendes til Target-user for å informere om at:

  • Samtalen er åpen igjen

  • Kommentarer og sammendrag kan oppdateres

  • Tidligere signering er ugyldig

Varslinger:

• Er aktivert som standard

• Kan styres individuelt av brukere i egne varslingsinnstillinger