Samtaler - Brukerveiledning for leder

Samtaler - Brukerveiledning  for leder

Som leder (Reviewer) bruker du Samtaler til å:

• Starte samtaler med ansatte (ikke bare direkte rapporterende).

• Forberede og sende inn egne refleksjoner.

• Samarbeide via kommentarer, oppgaver og sammendrag når begge parter har sendt inn.

• Lukke og gjenåpne samtaler.

• Valgfritt endre perioden som er knyttet til en samtale.

Du opptrer alltid som Reviewer, mens den ansatte er Target-bruker.

Opprette en samtale

Du starter samtaler fra Teamoversikt.

1. Gå til Oversikt → Teamoversikt

2. Klikk Opprett samtale

3. Fyll inn:

1. Mal

Velg en mal fra listen. Listen inneholder både:

• Standardmaler fra Simployer

• Egendefinerte maler opprettet av virksomhetsadministratorer

2. Språk (standardmaler)

For Simployer sine standardmaler:

• Velg ønsket språk (f.eks. engelsk, svensk eller norsk)

Språket:

• Gjelder for begge deltakere

• Er uavhengig av den enkeltes systemspråk

3. Periode

Velg mellom:

• Pågående perioder

• Fremtidige perioder

• Eller Ingen periode for ad-hoc-samtaler

Perioden påvirker:

• Rapportering og oppfølging for administratorer

• Hvordan samtalen grupperes i statistikk

Du kan senere endre periode fra samtalesiden ved behov.

4. Ansatte

Velg blant alle aktive ansatte:

• Arkiverte ansatte vises ikke

• Dine direkte rapporterende vises øverst i listen

Hver valgt ansatt får en egen samtale med:

• Deg som Reviewer

• Den ansatte som Target-bruker

Når du bekrefter:

• Samtalene opprettes

• Hver Target-bruker mottar et varsel om at samtalen er opprettet

Forberede refleksjoner

1. Finn riktig ansatt i Teamoversikt

2. Klikk Svar i handlingskolonnen

På samtalesiden:

• Tekst lagres automatisk mens du skriver

• Du kan la enkelte punkter stå tomme
  (du får et varsel, men kan likevel sende inn)

Sende inn

1. Gå gjennom svarene dine

2. Klikk Send inn

Etter innsending:

• Du kan ikke endre svarene dine

• Svarene blir først synlige for den ansatte når begge har sendt inn

Samtalestatus:

• Pågår – bare én av dere har sendt inn

• Sendt inn – begge har sendt inn

Etter begge har sendt inn – delt samtale

Når begge parter har sendt inn:

• Status: Sendt inn

• Side-ved-side-visning aktiveres:

  • Venstre side – Target-brukerens svar og kommentarer

  • Høyre side – Reviewerens svar og kommentarer

Du kan:

• Legge til kommentarer

• Legge til / redigere / slette oppgaver (utkast-modus)

• Generere og redigere sammendrag

• Avslutte samtalen når den er ferdig behandlet

Kommentarer

Bruk kommentarer til å:

• Avklare svar

• Dokumentere møtenotater

• Registrere beslutninger og oppfølging

I status Sendt inn:

• Begge kan legge til kommentarer per diskusjonspunkt

• Hver kommentar viser forfatter og tidspunkt

• Kommentarer er umiddelbart synlige for begge

Oppgaver (utkast-modus)

I status Sendt inn kan du bygge en handlingsplan med oppgaver.

Oppgaver kan inneholde:

• Tittel (obligatorisk)

• Beskrivelse (valgfritt)

• Ansvarlig – enten Target-bruker eller Reviewer

• Forfallsdato (valgfritt)

Du kan redigere eller slette oppgaver så lenge samtalen er Sendt inn.

Oppgavene:

• Er utkast frem til samtalen lukkes

• Vises ikke i separate oppgavelister før da

AI-støttet redigering

I både svar og sammendrag kan du bruke Forbedre-knappen til å:

• Omformulere tekst

• Rette stave- og grammatikkfeil

• Gjøre teksten lengre eller kortere

Forslaget baseres på konteksten i diskusjonspunktet.
Du velger selv om du vil bruke forslaget.

AI-generert sammendrag

Både du og den ansatte kan legge til sammendrag.

1. Klikk Generer sammendrag

2. AI lager et utkast basert på:

   • Begge parters svar

   • Kommentarer i samtalen

Begge kan redigere sammendraget:

• Endringer lagres automatisk

• Sammendraget kan også fjernes

Hvis du lukker en samtale uten sammendrag:

• Du blir påminnet om å opprette ett

• Du kan velge å hoppe over

Lukke en samtale

Når innhold og oppgaver er gjennomgått, kan du som leder lukke samtalen.

Klikk Marker samtale som lukket

Etter lukking:

• Status: Lukket, ikke signert

• Alt blir skrivebeskyttet:

  • Svar

  • Kommentarer

  • Sammendrag

  • Oppgaver

Oppgaver:

• Ferdigstilles

• Vises i den ansattes oppgaveliste og på samtalesiden

• Kan kun markeres som Å gjøre eller Fullført

• Kan ikke redigeres eller slettes – selv om samtalen gjenåpnes

Den ansatte mottar varsel om at samtalen er lukket og kan signere.

Gjenåpne en samtale

Hvis du må justere kommentarer eller sammendrag etter lukking:

1. Åpne den lukkede samtalen

2. Velg Gjenåpne

Ved gjenåpning:

• Status går tilbake til Sendt inn

• Begge kan:

  • Legge til nye kommentarer

  • Endre sammendraget

• Oppgaver forblir ferdigstilt og skrivebeskyttet

• Hvis den ansatte allerede har signert, ugyldiggjøres signeringen

Den ansatte mottar varsel og må signere på nytt når samtalen lukkes igjen.

Endre periode for en samtale

Hvis feil periode er valgt:

1. Åpne samtalen

2. Gå til sidemenyen

3. Velg Endre periode

4. Velg korrekt periode

5. Lagre

Dette endrer kun periodekoblingen – ikke innholdet i samtalen.

Samtalestatuser for ledere

I Teamoversikt ser du:

• Ikke startet
  Ingen av partene har sendt inn

• Pågår
  Kun én part har sendt inn

• Sendt inn
  Begge har sendt inn. Side-ved-side-visning, kommentarer, oppgaver og sammendrag er tilgjengelig

• Lukket, ikke signert
  Samtalen er lukket og skrivebeskyttet. Den ansatte kan signere. Du kan gjenåpne

• Lukket
  Den ansatte har signert. Du kan fortsatt gjenåpne (signering ugyldiggjøres)