Anslut flera Fortnox-konton till Simployer HRM

Om ditt företag använder mer än ett Fortnox-företagskonto – till exempel om ni har flera juridiska enheter – kan du ansluta alla till ett enda Simployer HRM (Alexis)-konto. Detta gör att du kan hantera personaldata centralt samtidigt som varje anställd synkroniseras med rätt Fortnox-företag.

Denna guide förklarar:

• Hur integrationen fungerar

• Hur du ställer in flera Fortnox-integrationer

• Hur du importerar anställda från Fortnox

• Hur du exporterar personaldata till Fortnox

Hur integrationen fungerar

• Du kan lägga till flera Fortnox-integrationer i Simployer HRM

• Varje integration är kopplad till ett separat Fortnox-företagskonto

• När du importerar eller exporterar personaldata väljer du vilken integration du vill använda

• Anställda tilldelas specifika integrationer via scopes, så att de alltid synkas mot rätt Fortnox-företag

Förutsättningar

Innan du börjar, se till att:

• Du har giltiga inloggningar för varje Fortnox-konto du vill ansluta

• Du har administratörsbehörighet i Simployer HRM för att hantera integrationer

• Anställdaprofiler i Simployer och Fortnox är förberedda med matchande anställningsnummer

1. Lägg till flera Fortnox-integrationer i Simployer HRM

1. Skapa en integration per Fortnox-företagskonto

2. Logga in i Simployer HRM

3. Gå till Integrationer

4. Klicka på Lägg till integration och välj Fortnox

5. Följ instruktionerna för att logga in och auktorisera kopplingen

6. Namnge integrationen tydligt (t.ex. “Fortnox – Sverige AB”)

7. Upprepa stegen för varje Fortnox-konto du vill ansluta

Tips: Välj meningsfulla namn så att du enkelt hittar rätt senare.

2. Tilldela anställda till rätt scope

1. När du har lagt till flera Fortnox-integrationer behöver du tilldela varje anställd till rätt scope.

2. Gå till Integrationer i Simployer HRM

3. Välj den integration du vill konfigurera

4. Klicka på Redigera scope

5. Välj vilka anställda som ska synkas mot det aktuella Fortnox-företaget

Endast anställda inom ett givet scope visas vid import/export för den integrationen. Det säkerställer att data inte hamnar i fel företag.

3. Importera anställda från Fortnox till Simployer

1. När anställda finns i Fortnox med matchande ID:n kan du importera dem till Simployer HRM.

2. Gå till Integrationer

3. Välj den Fortnox-integration du vill använda

4. Hitta anställda som visas under Nya

5. Matcha dem mot befintliga Simployer-poster (vid behov)

6. Klicka på Importera

Importerade anställda visas under fliken Importerade för den integrationen.

4. Exportera uppdateringar till Fortnox

1. När du uppdaterar uppgifter i Simployer (t.ex. adress, kontaktinfo eller andra fält), kan du skicka dessa till Fortnox.

2. Gå till Integrationer

3. Välj rätt Fortnox-integration

4. Hitta den anställde du vill exportera

5. Klicka på Exportera

Ändringarna uppdateras i det aktuella Fortnox-företagskontot. Endast anställda i valt scope är tillgängliga för export.

Viktiga saker att komma ihåg

• Varje Fortnox-integration är kopplad till ett separat företagskonto

• Anställda måste tilldelas rätt scope i Simployer HRM

• Anställningsnummer i Simployer måste matcha anställnings-ID i Fortnox

• Import och export hanteras separat för varje integration