Koble flere Fortnox-kontoer til Simployer HRM

Hvis bedriften din bruker mer enn én Fortnox-firmakonto – for eksempel hvis du har flere juridiske enheter – kan du koble alle til én enkelt Simployer HRM (Alexis)-konto. Dette lar deg administrere ansattdata sentralt, samtidig som hver ansatt synkroniseres med riktig Fortnox-selskap.

Denne veiledningen forklarer:

• Hvordan integrasjonen fungerer

• Hvordan sette opp flere Fortnox-integrasjoner

• Hvordan importere ansatte fra Fortnox

• Hvordan eksportere ansattdata til Fortnox

Hvordan integrasjonen fungerer

• Du kan legge til flere Fortnox-integrasjoner i Simployer HRM

• Hver integrasjon kobles til en separat Fortnox-firmakonto

• Når du importerer eller eksporterer ansattdata, velger du hvilken integrasjon som skal brukes

• Ansatte tildeles spesifikke integrasjoner gjennom områder (scopes), slik at de alltid synkroniseres med riktig Fortnox-selskap

Forutsetninger

Før du begynner, sørg for at:

• Du har gyldige pålogginger for hver Fortnox-konto du vil koble til

• Du har administratorrettigheter i Simployer HRM for å administrere integrasjoner

• Ansattprofiler i Simployer og Fortnox har samsvarende ansattnumre for korrekt tilknytning

1. Legg til flere Fortnox-integrasjoner i Simployer HRM

1. Du oppretter én integrasjon per Fortnox-firmakonto

2. Logg inn i Simployer HRM

3. Gå til Integrasjoner

4. Klikk Legg til integrasjon og velg Fortnox

5. Følg instruksjonene for å logge inn og autorisere tilkoblingen

6. Gi integrasjonen et tydelig navn (f.eks. “Fortnox – Sverige AB”)

7. Gjenta trinnene for hver Fortnox-konto du vil koble til

Tips: Velg meningsfulle navn slik at det er lett å velge riktig senere.

2. Tildel ansatte til riktig integrasjonsområde (scope)

1. Etter at du har lagt til flere Fortnox-integrasjoner, må du tilordne hver ansatt til riktig område.

2. Gå til Integrasjoner i Simployer HRM

3. Velg integrasjonen du vil konfigurere

4. Klikk Rediger område (scope)

5. Velg hvilke ansatte som skal synkroniseres med dette Fortnox-selskapet

Kun ansatte innenfor det valgte området vil vises ved import og eksport. Dette forhindrer at data havner i feil Fortnox-konto.

3. Importer ansatte fra Fortnox til Simployer

1. Når ansatte finnes i Fortnox med samsvarende ID-er, kan du importere dem til Simployer HRM.

2. Gå til Integrasjoner

3. Velg ønsket Fortnox-integrasjon

4. Finn ansatte som vises under Nye

5. Koble dem til eksisterende Simployer-profiler (om nødvendig)

6. Klikk Importer

Importerede ansatte vil vises under fanen Importert for den aktuelle integrasjonen.

4. Eksporter oppdateringer til Fortnox

1. Etter endringer i Simployer (f.eks. adresse, kontaktinfo eller andre felter), kan du overføre disse til Fortnox.

2. Gå til Integrasjoner

3. Velg integrasjonen som samsvarer med Fortnox-selskapet

4. Finn den ansatte du vil eksportere

5. Klikk Eksporter

Endringene oppdateres i den tilhørende Fortnox-kontoen. Kun ansatte i det valgte området vil være tilgjengelige for eksport.

Viktige punkter å huske på

• Hver Fortnox-integrasjon er koblet til en egen firmakonto

• Ansatte må tilordnes riktig integrasjonsområde i Simployer HRM

• Ansattnumre i Simployer må samsvare med ansatt-ID i Fortnox

• Import og eksport håndteres separat for hver integrasjon