Kom igång med E-signering och Dokumentmallar

Så skapar du dokumentmallar och startar e-signering

Med e-signering i Simployer One kan du skapa säkra signeringsprocesser genom att använda egna dokumentmallar eller välja bland ett brett utbud av färdiga mallar från Simployer.

E-signeringslösningen ger en smidig upplevelse där dokument kan signeras elektroniskt med Simployer One-konto eller BankID (endast Sverige). När dokumentet är signerat laddas det automatiskt upp och lagras i Simployer One.

Vanliga användningsområden för e-signering

E-signering används ofta för:

• Anställningsavtal för kandidater

• Ändringar eller förnyelser av anställningsavtal

• Uppdateringar eller ändringar i befattningsbeskrivningar

• Bekräftelse av interna policys
  (t.ex. IT- och säkerhetspolicy, dataskydd, uppförandekod)

• Avslutsavtal eller meddelanden vid avslut av anställning

Behörigheter i e-signering

Som standard kan endast Ägare och Administratörer skapa signeringsprocesser.

Du kan även ge Chefer behörighet genom att justera inställningarna:
Inställningar → Behörigheter → Chef → E-signering / Signeringsprocess

Chefer med denna behörighet kan starta signeringsprocesser med befintliga mallar, men kan inte redigera mallar.

Roller i en signeringsprocess

En signeringsprocess består av fyra roller:

1. Målmedarbetare

Målmedarbetaren är personen som dokumentet gäller. Profilinformationen används för att ersätta variabler i dokumentet.

• Endast en målmedarbetare per signeringsprocess

• När en målmedarbetare läggs till, läggs personen automatiskt till som signatör
  (kan tas bort manuellt vid behov)

2. Signatörer

Signatörer är de personer som måste signera dokumentet.

• Minst en signatör krävs

• Flera signatörer kan läggas till

• När alla har signerat förseglas dokumentet

• Signatörer får läsbehörighet via
  Profil → Dokument → Delade dokument

3. Observatörer

Observatörer är valfria och kan följa signeringsprocessen.

• Kan läsa dokumentet och följa signeringsstatus

• Får läsbehörighet till den signerade PDF-filen

• Obegränsat antal observatörer kan läggas till

4. Skapare av signeringsprocess

Personen som startar signeringsprocessen.

• Kan följa processen i alla steg

• Kan redigera eller återkalla processen vid behov

• Blir ägare av den signerade PDF-filen i Simployer One

Obs: Endast signatörer, observatörer och skaparen av signeringsprocessen har tillgång till det signerade dokumentet. Om en medarbetare behöver tillgång måste de tilldelas en av dessa roller.

Skapa egna dokumentmallar

Du kan skapa egna dokumentmallar för medarbetare eller kandidater.

Sökväg:
Dokument → Dokumentmallar → + Ny mall
(Endast tillgängligt för Ägare och Administratörer)

Steg:

1. Ge mallen ett tydligt namn

2. Lägg till dokumentinnehåll

3. Använd variabler som platshållare

4. Förhandsgranska mallen med medarbetardata vid behov

5. Klicka på Spara

Ändringar i mallar gäller endast nya signeringsprocesser. Pågående processer påverkas inte.

Ställ in e-signering för en kandidat

Om en kandidat är redo att acceptera ett erbjudande kan du skicka dokument för signering innan en medarbetarprofil skapas.

Obs: Ett kandidatkort är inte samma sak som en medarbetarprofil. Medarbetarprofil skapas först när kandidaten flyttas till Nyanställda.

Skapa kandidatkort

• Gå till Personer → Medarbetare → Kandidater → Lägg till kandidat

• Lägg till namn, e-post och telefonnummer

• Inga fält är obligatoriska

• E-post krävs för e-signering

• Klicka på Spara

Från Åtgärder-menyn (tre punkter) kan du:

• Skicka dokument för signering

• Flytta kandidaten till Nyanställda (skapar medarbetarprofil)

• Ta bort kandidatkortet

Skapa en signeringsprocess

Sökväg:
Dokument → Signeringsprocesser → + Ny signeringsprocess

Steg:

• Ge signeringsprocessen ett namn
  (t.ex. Ändring av anställningsavtal – Bill Dexhart)

• Välj en befintlig mall eller skapa en ny från grunden

• Lägg till målmedarbetare

  • Kandidater visas längst ner i listan

• Lägg till signatörer och observatörer
  (t.ex. chef, VD, teamledare)

• (Valfritt) Inaktivera aviseringar om nya signaturer för processen

• Förhandsgranska dokumentet vid behov

• Klicka på Skicka, eller spara som Utkast

När alla signatörer har signerat förseglas dokumentet.

• Den signerade PDF-filen kan laddas ner

• Dokumentet blir automatiskt tillgängligt under
  Mina dokument / Delade dokument för signatörer och observatörer

Återkalla en signeringsprocess

Om ett misstag har gjorts eller förutsättningarna ändras kan skaparen av signeringsprocessen återkalla processen.

Så gör du:

• Gå till Signeringsprocesser

• Öppna fliken Aktiva

• Klicka på tre punkter

• Välj Återkalla signering

Alla berörda parter får en notifiering.

Redigera en pågående signeringsprocess

Om du behöver göra ändringar i en aktiv signeringsprocess kan du redigera den utan att starta om processen.

Detta händer när du redigerar:

• Den pågående signeringsprocessen återkallas

• Alla signatörer notifieras

• Ett nytt utkast skapas automatiskt

• Du redigerar utkastet vid behov

• Den uppdaterade signeringsprocessen skickas igen

Aviseringar vid e-signering

Under en signeringsprocess kan följande e-postaviseringar skickas:

Signeringsprocess har startat

• Skickas till observatörer

• Innehåller länk för att visa dokumentet

Nytt dokument att signera

• Skickas till signatörer

• Innehåller länk för att signera dokumentet

Ny signatur

• Skickas till observatörer, signatörer och skaparen

• Kan inaktiveras vid skapande av processen

Dokument signerat av alla parter

• Skickas när alla obligatoriska signaturer är klara

Signeringsprocess återkallad

• Skickas om processen återkallas av skaparen