Kom i gang med E-signering og Dokumentmaler

Hvordan opprette dokumentmaler og starte e-signering

Har du viktige dokumenter som må signeres av ansatte? Bruk vår e-signering for å opprette signeringsprosesser med egne maler, eller velg blant de mange malene levert av vår partner Wndy.

Vi tilbyr våre brukere en sikker og smidig måte å få dokumenter elektronisk signert – enten med din Simployer One-konto eller BankID (kun i Sverige). Send dokumentene til signering via Simployer One, og få dem automatisk lastet opp direkte i systemet.

Vanlige bruksområder for e-signering i Simployer One:

• Arbeidskontrakter til kandidater

• Endringer eller fornyelse av arbeidskontrakter

• Endringer eller tillegg i stillingsbeskrivelser

• Bekreftelse av virksomhetens retningslinjer, f.eks. IT & sikkerhet, personvernpolicy, etiske retningslinjer

• Avslutningsavtale eller melding om fratredelse

For øyeblikket må du være Eier eller Administrator for å opprette en signeringsprosess, men dette kan også aktiveres for Ledere. De vil da kun kunne bruke og se eksisterende dokumentmaler, ikke opprette eller redigere egne.

For å aktivere dette for Ledere: Gå til Innstillinger > Dokumenter. 

Opprett dine egne dokumentmaler

Ønsker du å lage en egendefinert mal for å sende til en ansatt eller kandidat? Gå til Dokumenter > Dokumentmaler > + Ny mal. Kun tilgjengelig for Eier og Administrator.

1. Velg navn på malen, f.eks. "Arbeidskontrakt" eller "Policy – Etiske retningslinjer"

2. Legg inn innhold og bruk variabler for å tilpasse teksten. Variabler erstattes automatisk med riktig informasjon fra ansattprofilen.

3. Forhåndsvis malen om ønskelig

4. Trykk “Lagre” når du er ferdig. Endringer i maler gjelder bare for fremtidige signeringsprosesser.

Sette opp e-signering for en kandidat

Har du en kandidat som har akseptert eller skal akseptere et tilbud? Du kan lage et kandidatkort i Simployer One og sende tilbudsbrev eller kontrakt direkte.

1. Gå til Personer > Ansatte > Kandidater > Legg til kandidat

2. Fyll inn informasjon (navn, e-post, telefon, etc.) – kun e-post kreves for e-signering

3. Trykk “Lagre”

Under “Handling” (tre prikker) kan du:

• Sende dokument til signering

• Flytte til “Nyansatte” for å opprette ansattprofil

• Slette kandidatkort

Opprette en e-signeringsprosess

1. Gå til Dokumenter > Signeringsprosesser > + Ny signeringsprosess

2. Navngi prosessen, f.eks. "Endring av arbeidskontrakt – Bill Dexhart"

3. Velg en eksisterende mal eller opprett en ny

4. Legg til målperson (ansatt/kandidat)

5. Legg til Signeringsparter og Observatører

6. Slå av varslinger om nye signaturer om ønskelig

7. Forhåndsvis eller trykk “Send” (kan også lagres som utkast)

Når alle har signert, blir dokumentet “forseglet”. Det kan da lastes ned som PDF og vises under “Mine dokumenter” eller “Delte dokumenter”.

Merk: Ikke glem å flytte kandidaten til "Nyansatte" etter signeringsprosessen for å opprette en ansattprofil og starte onboarding.

Klikk her for å lese hvordan du kan tilbakekalle en signeringsprosess

Varsler ved e-signering

Vi sender ut følgende e-poster underveis:

• Signeringsprosess har startet (til Observatører, med dokumentlenke)

• Nytt dokument til signering (til Signeringsparter, med lenke til signering)

• Ny signatur (til Observatører, Signeringsparter og Oppretter – kan deaktiveres)

• Dokument signert av alle (til alle involverte)

• Signeringsprosess tilbakekalt (til alle involverte dersom prosessen stoppes)