Kom i gang med E-signering og Dokumentmaler

Hvordan opprette dokumentmaler og starte e-signering

Med e-signering i Simployer One kan du opprette sikre signeringsprosesser ved å bruke egne dokumentmaler eller velge blant et bredt utvalg ferdige maler levert av Simployer.

E-signeringsløsningen gir en sømløs opplevelse, der dokumenter kan signeres elektronisk enten med Simployer One-konto eller BankID (kun Sverige). Når dokumentet er signert, lastes det automatisk opp og lagres i Simployer One.

Vanlige bruksområder for e-signering

E-signering brukes ofte til:

• Arbeidsavtaler for kandidater

• Endringer eller fornyelser av arbeidsavtaler

• Oppdateringer eller endringer i stillingsbeskrivelser

• Bekreftelse av interne retningslinjer
  (f.eks. IT- og sikkerhetspolicy, personvern, etiske retningslinjer)

• Avslutningsavtaler eller varsler ved fratredelse

Tilganger i e-signering

Som standard kan kun Eiere og Administratorer opprette signeringsprosesser.

Du kan også gi Ledere tilgang ved å justere rettigheter:
Innstillinger → Tilganger → Leder → E-signering / Signeringsprosess

Ledere med denne tilgangen kan starte signeringsprosesser basert på eksisterende maler, men kan ikke redigere maler.

Roller i en signeringsprosess

En signeringsprosess består av fire roller:

1. Målansatt

Målansatt er personen dokumentet gjelder. Profilinformasjonen brukes til å erstatte variabler i dokumentet.

• Kun én målansatt per signeringsprosess

• Når en målansatt legges til, legges vedkommende automatisk til som signatar
  (kan fjernes manuelt ved behov)

2. Signatarer

Signatarer er personene som må signere dokumentet.

• Minst én signatar er påkrevd

• Flere signatarer kan legges til

• Når alle har signert, forsegles dokumentet

• Signatarer får lesetilgang til dokumentet via
  Profil → Dokumenter → Delte dokumenter

3. Observatører

Observatører er valgfrie og kan følge fremdriften i prosessen.

• Kan lese dokumentet og følge signeringene

• Får lesetilgang til signert PDF

• Ubegrenset antall observatører kan legges til

4. Oppretter av signeringsprosess

Personen som starter signeringsprosessen.

• Kan følge prosessen i alle steg

• Kan redigere eller tilbakekalle prosessen ved behov

• Blir eier av den signerte PDF-en i Simployer One

Merk: Kun signatarer, observatører og oppretter av signeringsprosessen har tilgang til det signerte dokumentet. Hvis en ansatt trenger tilgang, må de tildeles en av disse rollene.

Opprett egne dokumentmaler

Du kan opprette egendefinerte dokumentmaler for ansatte eller kandidater.

Sti:
Dokumenter → Dokumentmaler → + Ny mal
(Kun tilgjengelig for Eiendeler og Administratorer)

Steg:

1. Gi malen et tydelig navn
   (f.eks. Arbeidsavtale eller Policy – Etiske retningslinjer)

2. Legg inn dokumentinnhold

3. Bruk variabler som plassholdere
   (erstattes automatisk med ansattdata ved signering)

4. Forhåndsvis malen med ansattdata ved behov

5. Klikk Lagre

Du kan redigere maler når som helst. Endringer gjelder kun nye signeringsprosesser. Pågående prosesser påvirkes ikke.

Sett opp e-signering for en kandidat

Hvis en kandidat er klar til å akseptere et tilbud, kan du sende dokumenter til signering før en ansattprofil opprettes.

Merk: Et kandidatkort er ikke det samme som en ansattprofil. Ansattprofil opprettes først når kandidaten flyttes til Nyansatte.

Opprett kandidatkort

• Gå til Personer → Ansatte → Kandidater → Legg til kandidat

• Legg inn navn, e-post og telefonnummer

• Ingen felt er obligatoriske

• E-post er påkrevd for e-signering

• Klikk Lagre

Fra Handlinger (tre prikker)-menyen kan du:

• Sende dokumenter til signering

• Flytte kandidaten til Nyansatte (oppretter ansattprofil)

• Slette kandidatkortet

Opprett en signeringsprosess

Sti:
Dokumenter → Signeringsprosesser → + Ny signeringsprosess

Steg:

• Gi signeringsprosessen et navn
  (f.eks. Endring i arbeidsavtale – Bill Dexhart)

• Velg en eksisterende mal eller opprett en ny fra bunnen av

• Legg til målansatt

  • Kandidater vises nederst i listen

• Legg til signatarer og observatører
  (f.eks. leder, daglig leder, teamleder)

• (Valgfritt) Deaktiver varsler om nye signaturer for denne prosessen

• Forhåndsvis dokumentet ved behov

• Klikk Send, eller lagre som Utkast

Når alle signatarer har signert, forsegles dokumentet.

• Den signerte PDF-en kan lastes ned

• Dokumentet blir automatisk tilgjengelig under
  Mine dokumenter / Delte dokumenter for signatarer og observatører

Tilbakekall en signeringsprosess

Hvis det oppstår feil eller forutsetningene endrer seg, kan oppretter av signeringsprosessen tilbakekalle prosessen.

Slik gjør du det:

• Gå til Signeringsprosesser

• Åpne fanen Aktive

• Klikk på tre prikker

• Velg Tilbakekall signering

Alle involverte parter blir varslet.

Rediger en pågående signeringsprosess

Hvis du må gjøre endringer i en aktiv signeringsprosess, kan du redigere den uten å starte helt på nytt.

Dette skjer når du redigerer:

• Den pågående signeringsprosessen tilbakekalles

• Alle signatarer blir varslet

• Et nytt utkast opprettes automatisk

• Du redigerer utkastet etter behov

• Den oppdaterte signeringsprosessen sendes på nytt

Varsler ved e-signering

Under en signeringsprosess kan følgende e-postvarsler sendes:

Signeringsprosess startet

• Sendes til observatører

• Inneholder lenke for å vise dokumentet

Nytt dokument til signering

• Sendes til signatarer

• Inneholder lenke for å signere dokumentet

Ny signatur

• Sendes til observatører, signatarer og oppretter

• Kan deaktiveres ved opprettelse av prosessen

Dokument signert av alle parter

• Sendes når alle nødvendige signaturer er fullført

Signeringsprosess tilbakekalt

• Sendes dersom prosessen tilbakekalles av oppretter