Visma.Net-integration

Viktigt: För alla nya integrationsuppsättningar rekommenderas det starkt att den första synkroniseringen genomförs med endast ett fåtal användare i urvalet (scope). Detta hjälper till att säkerställa datakvalitet och en smidig onboarding innan hela organisationen inkluderas.

Val av lönefält i VismaNet (baserat på avtalets löntyp)

Utbetalningsperiod i Simployer One avgör avtalets löntyp i VismaNet, vilket i sin tur bestämmer vilket lönefält i VismaNet som uppdateras.

Viktigt: Beloppet skickas till Månadslön / Timlön / Årslön baserat på avtalets löntyp.

Innan du börjar (krav på medarbetardata)

Alla medarbetare måste ha fullständig information registrerad i Simployer One innan de kan synkroniseras till VismaNet. Saknad information gör att medarbetaren hoppas över.

Obligatorisk information

Personuppgifter

• Förnamn

• Efternamn

• Födelsedatum

• Personnummer (SSN)

• Arbetsmejladress

• Fullständig adress (inklusive land)

Bankkonto

Väljs baserat på kontotyp:

Norska bankkonton:

• Land

• Kontonummer

Internationella bankkonton:

• Land

• IBAN

• BIC/SWIFT-kod

• Kontonummer

Anställningsuppgifter (minst en anställning)

• Anställningsstartdatum

• Sysselsättningsgrad (i procent, t.ex. 100 %) (VismaNet: Part Time Factor)

• Yrkes­kod i anställningens anteckningsfält (måste vara 7 siffror) (VismaNet: Type of Work)

Löneinformation

• Lönebelopp

• Giltighetsdatum för lön

• Utbetalningsperiod måste vara en av följande (VismaNet: Contract Salary Type):

  • Månadsvis

  • Timlön

  • Årlig

• Giltig, aktiv ersättningspost

Fältregler och format

Format för yrkeskod

Yrkeskoden är en 7-siffrig norsk yrkesklassificeringskod som måste anges i anställningens anteckningsfält.
(Visma.net: Type of Work)

Stödda format

Viktigt: Om formatet på yrkeskoden i fältet ”anteckning” är ogiltigt kommer medarbetaren att hoppas över vid synkronisering.

Vad du kan ändra i Visma

Vissa fält kan ändras direkt i Visma.net utan att skrivas över vid nästa synk.

Säkert att ändra i Visma

(Dessa skrivs INTE över)

• Betalningstyp – Om du ändrar från banköverföring till kontant bevaras ditt val

• Privata/mobiltelefoner – Manuellt tillagda telefonnummer (icke Business-typ)

• Privata e-postadresser – Manuellt tillagda e-postadresser (icke Business-typ)

• Skatteinformation

• Pensionsuppgifter

• Fackföreningsmedlemskap

• Sjukfrånvaroinformation

• Företagsbilar

Uppdateras från Simployer One

Dessa fält ingår i synkroniseringen. Simployer One är master för dessa fält, vilket innebär att ändringar skrivs över i Visma.net.
Det rekommenderas att ändringar av dessa fält endast görs i Simployer One.

• Medarbetarens namn

• Födelsedatum

• Personnummer

• Arbetsmejl (från Simployer One)

• Arbetstelefon (från Simployer One)

• Adress

• Bankkontouppgifter

• Sysselsättningsgrad

• Yrkeskod

• Lönebelopp

• Anställningstyp (Tidsbegränsad/Tillsvidare)

Hårdkodade fält (kan inte ändras via integrationen)

Vissa fält sätts automatiskt av integrationen till fasta värden och kan inte anpassas. Dessa är systemstandarder.

Arbetstidsavtal

Fast värde:
0387f476-2471-4816-8b94-cdabb8fe4c21
(Normal arbetstid – 37,5 timmar/vecka, Norge)

Vad betyder detta:
Alla medarbetare synkroniseras med detta standardavtal för arbetstid.

• Kan du ändra detta i Visma.net? Ja, manuellt efter första synken

• Skriver synken över ändringen? Nej, detta fält uppdateras aldrig igen

Typ av anställning (Position Type i VismaNet)

Fast värde: Ordinary

Vad betyder detta:
Alla medarbetare synkroniseras som anställningstyp ”Ordinary”.

• Kan du ändra detta i Visma.net? Ja, till t.ex. maritimArbeidsforhold, Freelancer, Pension

• Skriver synken över ändringen? Nej

E-posttyp

Fast värde: Business

Vad betyder detta:
E-postadresser från Simployer One synkroniseras alltid som typen Business.

• Kan du lägga till andra e-posttyper i Visma.net? Ja, t.ex. Private

• Skriver synken över dessa? Nej, endast Business-e-post uppdateras

Telefontyp

Fast värde: Business

Vad betyder detta:
Telefonnummer från Simployer One synkroniseras alltid som Business.

• Kan du lägga till andra telefontyper? Ja

• Skriver synken över dessa? Nej

Betalningsmetod

Fast värde: bank

Vad betyder detta:
Alla medarbetare sätts upp för banköverföring.

• Kan du ändra detta i Visma.net? Ja, till kontant vid behov

• Skriver synken över ändringen? Nej

Skriv ut lönebesked

Fast värde: false (inaktiverad)

• Kan du ändra detta i Visma.net? Ja

• Skriver synken över ändringen? Nej

Lönetyp

Fast värde: Period

Vad betyder detta:
Lön hanteras som periodbaserad på systemnivå (inte timbaserad).

Obs: Detta är inte samma sak som Contract Salary Type (Månad, Timme, År), som styrs av utbetalningsperioden i Simployer One och synkroniseras.

Orsak till avslut (vid slutdatum)

Fast värde: arbeidstakerHarSagtOppSelv (Medarbetaren har sagt upp sig)

• Kan du ändra detta i Visma.net? Ja, till annan orsak (t.ex. arbetsgivaruppsägning, kontrakt slut)

• Skriver synken över ändringen? Nej

Viktigt att notera

Alla hårdkodade fält kan justeras manuellt i Visma.net efter första synkroniseringen, och ändringarna kommer inte att skrivas över av framtida synkar.

Hur position och anställning fungerar

Att förstå detta hjälper vid felsökning.

Position / Employment (Visma.net)

• Representerar hela medarbetarens anställningstid i företaget

• Skapas vid första synk

• Startdatum baseras på anställningsdatum i Simployer

• Förändringar spåras via historikposter

Employment (Simployer One)

• Kan ha flera poster under samma anställningstid

• Varje ändring skapas som en historikpost i samma position i Visma.net

Därför ska en ny anställningspost skapas i Simployer One vid ändring av:

• Sysselsättningsgrad

• Anställningstyp

• Yrkeskod

med startdatum motsvarande det datum ändringen ska gälla i Visma.net.

Exempel

Scenario:
Medarbetare anställs 1 jan 2024 och får ändrad sysselsättningsgrad 1 juli 2024.

I Simployer One:

• Anställning 1: 1 jan – 30 juni 2024 (80 %)

• Anställning 2: 1 juli 2024 – nu (100 %)

I Visma.net:

• En position med start 1 jan 2024

• Historik:

  • 80 % (1 jan – 30 juni 2024)

  • 100 % (från 1 juli 2024)

Viktig poäng:
Ändringar i Simployer One skapar inte nya positioner i Visma.net – de uppdaterar historiken på befintlig position.

Hur ersättning (kompensation) fungerar

Ersättning (Simployer One)

• Medarbetare kan ha flera ersättningsposter

• Vanligt vid lönerevisioner med bakdaterade startdatum

• Endast den senast gällande ersättningen synkroniseras

Lönesynk i Visma.net

• Endast den senaste ersättningsposten skickas

• Bakdaterade ersättningar stöds, så länge posten är den aktuellt gällande

Exempel – lönerevision med bakdaterat startdatum

I Simployer One:

• Ersättning 1: Start 1 jan 2024 – 45 000 (Månad)

• Ersättning 2: Start 1 apr 2024 – 48 000 (Månad), skapad i maj

Vad synkroniseras till Visma.net:
48 000 (månadslön), baserat på Contract Salary Type = Monthly

Viktig poäng:
Bakdaterade ersättningar stöds så länge den senaste posten är den som gäller.

Lönetyper: Månad, Timme, År

Integrationen stöder tre lönetyper beroende på hur medarbetaren ersätts.

Så fungerar det

Utbetalningsperioden i Simployer One avgör vilket lönefält i Visma.net som används för att skicka lönebeloppet.

Viktigt: Systemet sätter automatiskt rätt lönefält baserat på utbetalningsperioden. Du behöver inte göra något särskilt – säkerställ bara att utbetalningsperiod och lönebelopp är korrekt angivna.

Ändra löntyp

Om en medarbetares utbetalningsperiod ändras (t.ex. från månadsvis till timlön):

• Uppdatera utbetalningsperioden i Simployer One

• Uppdatera lönebeloppet så att det matchar den nya perioden

• Nästa synk skapar en ny lönehistorikpost i Visma

Anställningstyp: Tidsbegränsad vs. Tillsvidare

Stödda typer

Integrationen stöder två anställningstyper:

• Tillsvidare (Permanent i Visma)

• Tidsbegränsad (Temporary i Visma)

Hur anställningstyp bestäms

I Simployer One:

• Om fältet för anställningstyp innehåller ordet ”temporary” (skiftlägesokänsligt) synkroniseras den som Tidsbegränsad

• Annars synkroniseras den som Tillsvidare

Ändra mellan anställningstyper

Du kan ändra en medarbetare från tidsbegränsad till tillsvidare, eller tvärtom:

• Skapa en ny anställning i Simployer One med uppdaterad anställningstyp

• Nästa synk skapar en ny anställningshistorikpost i Visma

Obs: Om anställningstypen i Visma är satt till något annat än Tidsbegränsad eller Tillsvidare kommer integrationen inte att uppdatera den. Detta bevarar specialtyper som satts direkt i Visma.

Viktiga saker att komma ihåg

Före integrationsuppsättning

Ny tenant i Simployer One med medarbetare som redan finns i VismaNet

• Säkerställ att anställningsdatum matchar startdatum för position i VismaNet

• Säkerställ att bankkonto, personnummer och andra fält har korrekt land och valuta i Simployer One

• Säkerställ att anställningen i Simployer One har yrkeskod (Type of Work i VismaNet)

Ny tenant i Simployer One utan tidigare data i VismaNet

• Säkerställ att alla obligatoriska fält för synk har giltiga värden i Simployer One

Efter integrationsuppsättning

• Alla nya medarbetare skapas som utkast (draft) i VismaNet

• Efter första synk måste utkastet anställas manuellt i VismaNet

  • Via Edit Draft → Hire Employee i nya VismaNet-gränssnittet

• Uppdateringar som ska historikföras i VismaNet ska endast göras på aktiva/anställda medarbetare

• Alla ändringar i synkade fält ska göras i Simployer One

• Manuella ändringar i VismaNet bör undvikas

• Ta inte bort eller ändra anställningsdatum efter att medarbetaren har synkroniserats

Felsökning

Medarbetare synkroniseras inte?

Steg 1: Kontrollera felmeddelanden

• Titta i synkloggar efter meddelanden som:
  “Skipping this employee. [Field] is missing”

Steg 2: Kontrollera obligatoriska data

• Gå igenom checklistan för krav på medarbetardata

Steg 3: Vanliga problem
(fortsätter i nästa avsnitt)

Lön uppdateras inte?

Möjliga orsaker:

• Ingen aktiv anställning – Kontrollera om anställningen har ett slutdatum som ligger i det förflutna

• Fel utbetalningsperiod – Måste vara Månadsvis, Timlön eller Årlig (inte veckovis etc.)

• Saknad ersättning – Kontrollera att det finns en aktiv ersättningspost med belopp

Vanliga felmeddelanden

Frånvarodata
Frånvarodata hanteras via Hantera tid → Exportera frånvaro.

Läs mer om export av frånvaro här