Simployer One – Rekruttering – Mal for kontrakt

E-signatur – opprette og bruke en kontraktmal

Gjennom vår e-signaturintegrasjon med Dropbox Sign kan du sette opp kontraktmaler i Rekruttering som kan sendes til kandidater for utfylling og e-signatur. Dette sparer deg tid ved å slippe å lage individuelle dokumenter hver gang eller bruke en separat e-signaturleverandør.

Opprette en kontraktmal

For å lage en mal, gå til Innstillinger – Rekruttering – Kontraktmaler – Opprett mal. Her kan du se, redigere og slette eksisterende kontraktmaler, samt opprette nye.

Last opp kontraktsdokumentet du vil bruke som mal, og legg til signerroller for den kontrakten. Deretter legger du til de nødvendige feltene, på samme måte som på andre e-signaturplattformer, og sørger for at hvert felt er korrekt tilordnet riktig signerrolle.

Alternativer for autofyll-tekstfelt inkluderer:

• Signatur

• Initialer

• Signeringsdato

• Fullt navn

• E-postadresse

• Firmanavn

• Tittel

Tilgjengelige ekstra felttyper inkluderer:

• Tekstboks

• Avkrysningsboks

• Nedtrekksmeny

• Radioknapper

Når du er ferdig, klikker du på Lagre – og du er klar!

Bruke kontraktmalen

Når malen(e) er satt opp, kan du sende dem til en kandidat for utfylling. Gå til kandidatens profil – Opprett kontrakt – Bruk en mal.

Velg ønsket mal, gi den en tittel, velg signatarene og tilpass meldingen.

Signering av flere dokumenter

Som del av ansettelsesprosessen kan det være flere dokumenter enn kontrakten som må signeres. I Rekruttering kan du sende flere dokumenter til kandidater for elektronisk signering. Alle dokumentene kan synkroniseres med HR-plattformen når kandidaten blir ansatt (avhengig av integrasjonens detaljer). Å sende flere dokumenter gjøres fra kandidatens profil ved å velge Annet – Send e-signaturforespørsel.

Sende et dokument til signering

Gå til profilen til kandidaten du vil sende dokumentet til. Klikk på Annet – Send e-signaturforespørsel, og velg om du vil laste opp et dokument som kun skal signeres, eller bruke en mal som gir flere tilpasningsmuligheter (malen må i så fall være opprettet på forhånd).

Fyll inn opplysninger om signatarene og tilpass e-postmeldingen.