Få tilgang til håndbøker via Slack

Håndbøker er verdifulle verktøy for å dele viktig informasjon, retningslinjer og policyer med ansatte. Avhengig av innholdet kan håndbøker inneholde mye informasjon. Vi ønsker å sikre at ingen kritisk informasjon overses eller er vanskelig å finne, og forklarer derfor nedenfor hvordan vi kan hjelpe ansatte med rask og enkel tilgang til håndbøker – enten i sin helhet eller som utdrag.

Sammendrag av håndbok

Et sammendrag av en håndbok er en forkortet eller kondensert versjon av innholdet fra en større og mer omfattende håndbok eller manual. Målet er å gi en rask og lettlest oversikt over nøkkelinformasjon, konsepter og instrukser fra hele håndboken.

Fordeler med sammendrag:

• Tilgjengelighet: Håndbøker kan ofte være lange og detaljerte. Et sammendrag gjør innholdet mer tilgjengelig ved å tilby en kortere versjon som er enklere å lese og forstå.

• Hurtigoppslag: Et sammendrag fungerer som en rask referanse for ansatte som ikke ønsker å lese hele håndboken for å finne spesifikk informasjon.

• Opplæring og onboarding: Sammendrag er nyttige i opplæringsprogrammer og ved onboarding. De gir nye ansatte en oversikt uten å overvelde dem med for mye informasjon.

Hvordan lage et sammendrag:

1. Identifiser nøkkeldeler og kapitler i håndboken.

2. Oppsummer hovedpunktene, retningslinjene og prosedyrene i hvert avsnitt.

3. Fokuser på det viktigste og mest brukte innholdet.

4. Bruk klart og konsist språk.

5. Organiser sammendraget på en logisk og lettfattelig måte.

6. Sørg for at sammendraget er korrekt og relevant.

Tilgang til håndbøker via Slack

La oss nå se på en nyttig funksjon: Slackbot.

For å få tilgang til hele innholdet i en håndbok kan du be om en spesifikk tittel – eller hele biblioteket av tilgjengelige håndbøker.

Dersom du trenger et raskt svar eller sammendrag fra håndboken, kan du bare spørre Slackbot. Den bruker AI for å forstå forespørselen din og hente relevant informasjon direkte i Slack-samtalen. Du trenger altså ikke å forlate Slack for å finne HR-informasjon – det er som å ha håndboken rett foran deg, takket være AI og Simployer One-plattformen.

Mulige begrensninger

Når du oppretter sammendrag i Slack, bør du være oppmerksom på en såkalt token-begrensning. En token er en enhet av tekst AI bruker for å prosessere innhold. Det kan være et tegn, et ord, eller et mellomrom.

AI-modeller, inkludert dem som brukes i Slackbots, har en maksimal mengde tokens de kan håndtere i én forespørsel. Hvis håndboken i Simployer One er for lang, kan det hende Slackbot ikke klarer å behandle alt samtidig.

Nåværende grense:
GPT-modellen har en grense på 16 000 tokens per håndbok, noe som tilsvarer omtrent 3 200 ord, avhengig av språk og innhold.

Dersom håndboken er veldig lang, bør den deles opp i mindre seksjoner for å sikre at Slackbot kan generere sammendrag uten å nå token-grensen.

Noen tips

Det viktigste for oss er at du kan lage håndbøker på din måte! Vi ønsker ikke å begrense deg i innholdet, men for å få mest mulig ut av Slack og AI, anbefaler vi:

• Lag håndbøker som er så korte og relevante som mulig

• Gå jevnlig gjennom håndboken for å oppdatere eller fjerne utdatert informasjon