Opprette en ny person og registrere denne inn i Simployer Classic

Som systemadministrator med rollen Systemadministrator eller Personaladministrator kan du opprette en ny person i Simployer Classic.

Den enkleste måten å gjøre dette på, er å se til menyen på venstre side. Klikk på "Min virksomhet" etterfulgt av "Personer". 

Så klikker du på pluss-ikonet for å opprette en ny person:

Du kan fylle ut noen typer av informasjon på personen allerede i det neste bildet, men det enkleste er å kun skrive inn fornavn og etternavn, og eventuelt sette riktig tilhørighet (dette kan du også gjøre fra personens side) for så å klikke «legg til 

person»:

Deretter får du opp en beskjed om at personen er lagt til, med valg om hva du ønsker å gjøre videre. Hvis du klikker på «registrer mer informasjon på [personens navn]» kommer du til personsiden for den nye personen du opprettet. Du kan også søke opp personens navn i søkefeltet for å komme til personen.

Du kommer da til personens side:

Profilen er foreløpig ganske blank, og må utfylles med personinformasjon.

Klikk på pluss-ikonene for å legge til f eks epost (velg «epost primær»), tlf nummer (velg «mobil primær») og hjemmeadresse. Det er vanlig at medarbeideren selv legger inn informasjon om pårørende og barn.

Under Tilhørighet velger du avdelingen hvor den nye personen skal jobbe. Dersom du ikke spesifiserer leder, vil leder for avdelingen du velger bli valgt som personens leder (se dokumentet «Personsiden og stillingsinformasjon»).

Under Personalia i bildet over har du mulighet til å legge inn fødselsnummer og bankkontonummer. Registrering av fødselsnummer gir automatisk juridisk kjønn og alder på personen. Du legger inn fødselsnummeret via knappen «legg til identifikasjon» (under Personalia):

Det er som regel hensiktsmessig å legge inn den informasjonen man har på den nye medarbeideren før man gir personen tilgang til Simployer Classic.

Du bør også legge inn stillingsinformasjon, dette gjøres under Ansettelse på personens side:

Som du ser finnes det finnes det foreløpig ingen informasjon her, så stillingsinformasjonen må legges inn.

Du starter denne prosessen ved å klikke på pluss-ikonet vist i bildet over ved «ansettelse». Så klikker du på «opprett ny ansettelse».

Da kommer du til bildet for å opprette en ny ansettelse, altså å velge riktig ansattnummer mot riktig juridisk enhet (hvis du kun har én juridisk enhet i Simployer Classic må du velge denne enheten):

Nå vil Simployer foreslå et ansattnummer basert på tidligere benyttede ansattnummer på samme juridiske enhet. 

Hvis du ikke har en integrasjon som er satt opp til å skrive person- og stillingsdata fra Simployer Classic  til Lønn, må du passe på at ansattnummeret Simployer foreslår er det samme som det Lønn har registrert på personen, og eventuelt korrigere til riktig ansattnummer.

Hvis du krysser av for «legg til ny stilling» før du klikker på Lagre (som vist ovenfor), vil du med en gang få opp skjemaet for utfyllende stillingsinformasjon. Du kan også få opp dette skjemaet ved å velge «ny stilling» fra kontekst-menyen til ansettelsen (også under Ansettelse).

Her legger du inn all stillingsinformasjonen, inkludert stillingsprosent (nederst). 

Personalkategori angir ansettelsesform (se dokumentet «Størrelser og verdier og Administrasjon») og du må også velge riktig fra-dato, stillingstittel (se samme dokument for informasjon om hvordan legge til nye stillinger i Simployer) samt avdelingen stillingen tilhører. For en person med én stilling er det god praksis for å få riktig beregningsgrunnlag og visning i Simployer Classic å sette stillingens tilhørighet lik personens tilhørighet (se over).

Du har nå lagt inn stillingsinformasjon på den nye personen. Dersom fra-dato for stillingen var fram i tid, vil dette vises som i bildet under. Klikk eventuelt på «vis fremtidige stillinger» for å se stillingsinformasjonen du registrerte. 

Se dokumentet «Personsiden og stillingsinformasjon» for informasjon om hvordan du kan legge til mer enn én stilling på en person.

Når datoen angitt som fra-dato for stillingen er dagens dato, vil informasjonen vises slik:

Nå er siden til den nye personen fylt ut med all tilgjengelig informasjon, og når personen starter i din organisasjon har du mulighet til å gi vedkommende tilgang til Simployer.

Hvis du scroller nederst på førstesiden («generell info») på personsiden vil du under 

Kontoinformasjon se at den nye personen ikke har tilgang:

For å lage brukerkontoen klikker du på pluss-ikonet ved Kontoinformasjon og følger  veiviseren for å skape opp kontoinformasjon.

I første bilde av veiviseren velger du brukernavn. Velg epost-adressen:

Til slutt må du gi applikasjonstilgang. Har du kun Simployer som applikasjon velger du denne. Dersom du har flere applikasjoner, kan du velge «gi tilgang til alle applikasjoner» og så ta bort de applikasjonene personen eventuelt ikke skal ha tilgang til. Klikk så «opprett brukerkonto».

Din nye medarbeider har nå en profil (personside) i Simployer Classic med sin informasjon, og en brukerkonto.

Men personen må få påloggingsinformasjon og link til å sette passord på sin bruker i Simployer Classic før vedkommende kan ta i bruk systemet. 

En god måte er å sende ut et velkomstbrev.