Personsiden og stillingsinformasjon

For å gå til profilen til en person i Simployer HRM, altså personsiden, er det aller enkleste å benytte søkefeltet øverst til høyre:

Når du klikker på navnet, får du opp personens side i Simployer HRM:

Dette er slik en bruker med rollen Systemadministrator eller Personaladministrator 

(se dokumentet «Roller – utvidede rettigheter») ser personsiden. Dette er også slik medarbeideren selv ser sin egen side, og det er meningen at alle ved behov skal oppdatere sin egen personinformasjon gjennom å gå til menyen og deretter Om Meg -> Min Info. Her kan man f eks legge inn informasjon om pårørende og barn (sistnevnte benyttes til beregning av stønadsdager for fravær med barns sykdom, eller som masterdata på person), eller endret bosted.

I tillegg til vanlige typer av personinformasjon har vi i Simployer HRM både stillingsinformasjon (under Ansettelse på personsiden) og tilhørighet. Disse to typene av data kan ikke endres av medarbeideren selv. 

Med «tilhørighet» mener vi der personen jobber til daglig, eller der personen jobber mest (dersom personen har mer enn én stilling). 

Man kan kun ha én tilhørighet og én leder, men en person kan ha mer enn én stilling. 

På bildene over ser vi at Kurt Gundersen er lederen til Eksempelansatt nr 2. Dersom vi klikker på blyanten ved Tilhørighet ser vi at medarbeideren tilhører Produksjon, men Gundersen er ikke spesifisert som leder, allikevel er han lederen til Eksempelansatt nr 2. Dette er fordi Kurt Gundersen er leder for avdeling Produksjon, som vi har valgt som tilhørighet for Eksempelansatt nr 2. Dersom medarbeideren ikke skal rapportere til avdelingsleder, men allikevel tilhøre avdelingen, kan man spesifisere en annen leder (altså overstyre organisasjonsstrukturen gjennom spesifisering av leder). Hvis medarbeideren skal rapportere til avdelingsleder trenger du altså ikke å spesifisere leder.

Hvis vi klikker på Ansettelse på personsiden, ser vi stillingsinformasjonen registrert 

på personen:

Ansattnummeret er alltid knyttet opp mot en juridisk enhet, og i dette eksempelet ser vi at ansattnummer 107 går mot «Firma 1». Dette kaller vi ansettelsen. Et ansattnummer kan ikke være i bruk av en person (aktiv eller deaktivert) i samme juridiske enhet, men det samme ansattnummeret kan benyttes i flere juridiske enheter, dersom man ønsker det.

Til ansettelsen kan det være registrert én eller flere stillinger. I dette eksempelet ser vi at personen har en stilling som lagerleder, og at denne stillingen – i likhet med personens tilhørighet, slik vi så over – går mot avdeling Produksjon. Dersom det kun er registrert én stilling bør stillingen gå mot samme avdeling som personens tilhørighet.

I motsetning til for tilhørighet kan en person ha mer enn én stilling, og eventuelt mer enn én ansettelse mot flere juridiske enheter.

Du kan også registrere en samtidig pågående stilling, en historisk stilling eller en framtidig stilling.

For å registrere en stilling til, klikker du på kontekstmenyen til høyre for ansettelsen:

Du får da opp dette bildet, her velger du «ny stilling».

Skjemaet for registrering av stillingsinformasjon dukker da opp. Her registrer du 

personalkategori (ansettelsesform), fra-dato (startdato for stillingen) og eventuelt en til-og-med-dato (ikke vanlig for faste stillinger). I tillegg velger du stillingstittel og avdelingen stillingen tilhører. Nederst registrerer du stillingsprosent. Hvis stillingen du ønsker å velge ikke finnes i nedtrekksmenyen, må du først opprette stillingen i stillingsregisteret under menyen og Behandle -> Administrasjon -> Faste registre -> Stillinger (se dokumentet «Størrelser og verdier og Administrasjon»).

Dersom du registrerer både fra-dato og til-og-med-dato bakover i tid, vil stillingen du oppretter automatisk bli registrert som en historisk stilling. 

For framtidige stillinger er det mulig å benytte funksjonen «ny stilling (etterfølgende)», som du finner på kontekst-menyen til stillingen: (du kunne også valgt «etterfølger av en eksisterende stilling» da du klikket på «ny stilling» på kontekst-menyen til ansettelsen)

Ved å bruke denne funksjonen angir du at den nye stillingen er etterfølgende den nåværende stillingen, og Simployer vil visualisere dette under Ansettelse på personen når den nye stillingen trer i kraft.

Dersom du ikke spesifiserer en slutt-dato, vil denne funksjonen automatisk velge dagen før som sluttdato for nåværende stilling. Slik sikrer du også at stillingsinformasjonen utgjør et sammenhengende ansettelsesforhold, slik at du får korrekte masterdata.

Dersom du får en slutt-dato på en person, bør du registrere dette på stillingen til personen:

I neste bilde setter du riktig framtidig sluttdato, og riktig sluttårsak:

Simployer HRM skiller mellom en aktiv ansettelse/stilling, og en aktiv person/bruker. Dette betyr at etter at stillingen har utløpt (nærmeste leder blir varslet standard 14 dager om utløp av stilling) må personen deaktiveres. En deaktivert person er ikke synlig for noen medarbeidere eller ledere, og kan kun søkes opp av systemadministrator/personadministrator under menyen Min Virksomhet (gå til Personer på denne menyen og velg deretter «inaktive»).

Hvis du ikke deaktiverer en person som ikke lenger jobber for organisasjonen, vil personen kunne logge seg på Simployer HRM.

For å deaktivere personen som har sluttet søker du opp personen og velger «deaktiver» fra topp-menyen (ved siden av «om meg») på personsiden:

Når du klikker her, velger du deretter «deaktiver» i neste bilde:

I neste bilde får du opp en melding som sier at du bør slette sensitiv data gjennom å benytte personvernklienten i Simployer HRM. Du kan klikke på linken for å bruke personvernklienten til dette, men ofte er det hensiktsmessig å vente en stund – så lenge det er formålstjenlig å oppbevare dataene – med å fjerne data fra den deaktiverte personsiden, da det f eks kan være at personen kommer tilbake til organisasjonen igjen.

Du bør allikevel og uansett ha faste rutiner for bruk av personvernklienten i Simployer HRM, slik at du sikrer at organisasjonen din ikke oppbevarer data som ikke lenger er formålstjenlig å oppbevare for arbeidsgiver på sluttede personer. For å bruke personvernklienten går du til menyen og deretter Behandle -> Administrasjon -> Brukeradministrasjon -> Sletting av brukerdata. Les nøye 

igjennom informasjonssiden før du går videre til selve personvernklienten og pass på at du har hentet ut eventuell informasjon på personen som kun oppbevares i Simployer HRM før bruk av denne – dersom det er formålstjenlig å oppbevare informasjonen videre.

Fra topp-menyen på personsiden kan du blant annet også sende ny link til å sette passord, dersom personen har glemt passordet/påloggingsinformasjonen sin (se dokumentet «Opprette ny person» for mer informasjon om kontoinformasjon og utsendelse av påloggingsinformasjon):