FAQ Tripletex integrajoner

Frånvaro och masterdata

Q: Ändringar i anställdas data – hur flödar detta till Tripletex?

A: Integrationen exporterar anställdas och anställningsdata från Simployer One till Tripletex, där arbetsnummer används för att matcha personer. När ett fält som ingår i mappningen får ett nytt värde eller ändras i Simployer One (till exempel telefonnummer, bankuppgifter, namn), uppdaterar integrationen det fältet i Tripletex enligt de regler och begränsningar som beskrivs i mappningstabellerna. Kunden avgör hur ofta synkroniseringen ska köras.

Q: Felaktig frånvaro registrerad i Simployer One – hur felsöker du / hittar avvikelser?

A: Exporten är manuell – så vid tidpunkten de väljer att göra exporten måste de säkerställa att frånvaron är korrekt.

Menar de att de har skapat frånvaro i S1 + i Tripletex?

Jag skulle fråga det, eftersom jag inte är säker på hur systemet fungerar vid avvikelser; om vi skriver över det eller vad som händer..

Q: Finns det en rapport för detta?

A: Det finns e-postmeddelanden som skickas ut kring integrationen med loggar och avvikelser.

Q: Är det HR som måste upptäcka det?

A: Ja; Ansvar för att kontrollera och upptäcka avvikelser (till exempel felaktig frånvaro eller adress) är ett internt processval för kunden (ofta HR och/eller lön).

Q: Hur ofta uppdateras Tripletex?

A: Artikeln anger att integrationen stöder både schemalagd och manuell synkronisering av anställdas och anställningsdata. Detta innebär att du kan bestämma hur ofta synkroniseringen av anställdas data ska köras (till exempel, nattligen eller flera gånger per dag), inom vad du har kommit överens om och konfigurerat i din Simployer integrationsinställning.

Felsökning

Q: Det är oklart av vem och hur fel upptäckts.

A: I praktiken kommer fel normalt att upptäckas antingen när data i Tripletex inte matchar Simployer (till exempel felaktiga anställningsdatum, saknade bankkonton) eller när integrationskörningen/loggar visar misslyckade poster, och sedan hanteras av kundens interna process (HR/lön/systemägare). Skickade mitt e-postmeddelande (för anställdas data)

Q: Kan detta lösas genom att ha frånvarokoder godkända av en chef/HR?

A: Om du lägger till ett godkännande av en chef/HR för frånvaro är därför ett internt processbeslut, inte något som kontrolleras av denna integration.

Datatransfer till Tripletex

Q: Hur flödar datan, vilken data överförs, och när sker det?

A: Flödet är enkelriktat för dessa standardintegrationer: Simployer One skickar anställdas och anställningsdata till Tripletex, där arbetsnummer används som nyckel för att antingen uppdatera en befintlig person eller skapa en ny. Data överförs för de mappade fälten i Arbete, Finansiellt, Personligt och Anställningssektionerna (till exempel e-post, mobil, bankkonto, namn, födelsedatum, personnummer/D-nummer, adress vid skapande, anställningsdatum, anställningsprocent, lön och lönetype) när den schemalagda eller manuella synkroniseringen körs och det finns förändringar som uppfyller affärsreglerna.

Q: Vad händer med andra typer av data än vad som beskrivs i API-dokumentationen?

A: Integrationen täcker endast de fält som anges i mappningen av anställdas data och den separata artikeln om frånvarodata; artikeln anger uttryckligen att vissa personliga identifieringsfält, såsom internationellt ID, inte stöds, och att vissa andra datatyper, som frånvaro, följer separata flöden. Om ett fält eller datatyp inte är dokumenterat som mappat, överförs det inte av standardintegrationen och måste hanteras manuellt eller via en annan/anpassad lösning.

Övrig fråga

Q: Det står att anställda måste ha giltiga anställningar i Simployer för att integrationen med Tripletex ska fungera. Vad innebär detta, och hur undviker vi att användare utesluts?

A: "Giltig anställning" betyder att personen har minst en anställning registrerad i Simployer One; först då kan integrationen exportera både anställdas och anställningsdata till Tripletex. För att undvika uteslutningar, se till att varje anställd som ska finnas i Tripletex har en korrekt konfigurerad anställning i Simployer One (startdatum, aktiv status, etc.) och att deras arbetsnummer matchar mellan de båda systemen.

Q: Till exempel, anställningens start/slutdatum – hur fungerar faktiskt anställningsintegrationen?

A: När integrationen körs kommer Tripletex att få en anställning skapad för varje anställd som redan inte har en anställning där; startdatum kommer från den första anställningen i Simployer One, och anställningen är kopplad via Simployer anställnings-ID. När den anställde avslutas i Simployer One, sätter integrationen anställningens slutdatum i Tripletex till Simployer anställdes slutdatum och använder den hårdkodade slutorsaken "ANSTÄLLNING_SLUT_ANSTÄLLD", som kunden senare kan ändra manuellt i Tripletex om det behövs.

Q: Vissa fält måste uppdateras manuellt – hur fångar vi några avvikelser här?

A: För fält som inte uppdateras efter första skapande (till exempel hemadress) eller som inte stöds alls (till exempel internationellt ID) anger artikeln att ändringar måste göras manuellt i Tripletex. Det finns ingen automatisk avvikelsedetektering, så det praktiska sättet att fånga skillnader är att använda Simployer som referens, och sedan jämföra dessa fält periodiskt i Tripletex (via rapporter eller stickprovskontroller) och justera Tripletex där det behövs.

Q: "Uppdatering av fält sker endast när nya värden läggs till eller ändras i Simployer One." Hur vet du vilka ändringar som har gjorts?

A: Integrationslogiken kontrollerar om ett mappat fält i Simployer One har ett nytt eller ändrat värde och, om det uppfyller affärsreglerna, skickar det det nya värdet; exempel är mobilnummer, bankkonto, IBAN/BIC och namn. Ur ett användarperspektiv ser du inte en "ändringslogg", istället kan du se de aktuella värdena i Simployer jämfört med Tripletex och, om de skiljer sig där mappningen säger att de ska hållas synkroniserade, vet du att en ändring har gjorts eller behöver synkroniseras igen.

För de ändringar som har gjorts visas det i rapporten som skickas ut via e-post.

Q: Adressfält uppdateras inte i Tripletex efter första skapande. Hur vet vi vilka adressändringar som har gjorts?

A: Artikeln anger tydligt att