FAQ Tripletex integrasjoner

Fravær og masterdata

Q: Endringer i ansattdata – hvordan flyter dette gjennom til Tripletex?

A: Integrasjonen eksporterer ansatt- og ansettelsesdata fra Simployer One til Tripletex, ved å bruke ansattnummeret for å matche personer. Når et felt som er del av kartleggingen får en ny verdi eller endres i Simployer One (for eksempel telefonnummer, bankdetaljer, navn), oppdaterer integrasjonen det feltet i Tripletex i henhold til reglene og begrensningene beskrevet i kartleggingstabellene. Kunder bestemmer hvor ofte synkroniseringen skal kjøre.

Q: Feil fravær registrert i Simployer One – hvordan feilsøker/finner du avvik?

A: Eksporten er manuell - så på tidspunktet de velger å eksportere må de sørge for at fraværet er korrekt.

Betyr de at de har opprettet fravær i S1 + i Tripletex?

Jeg ville spurt om det, fordi jeg er ikke sikker på hvordan systemet fungerer hvis det er avvik; om vi overskriver det eller hva som skjer..

Q: Finnes det en rapport for dette?

A: Det sendes e-postvarsler rundt integrasjonen med logger og avvik.

Q: Er det HR som må oppdage det?

A: Ja; Ansvar for å sjekke og oppdage avvik (for eksempel feil fravær eller adresse) er et internt prosessvalg for kunden (ofte HR og/eller lønn).

Q: Hvor ofte oppdateres Tripletex?

A: Artikkelen sier at integrasjonen støtter både planlagt og manuell synkronisering av ansatt- og ansettelsesdata. Dette betyr at du kan bestemme hvor ofte ansattdata-synkroniseringen skal kjøre (for eksempel nattlig eller flere ganger om dagen), innen det du har avtalt og konfigurert i din Simployer-integrasjonsoppsett.

Feilsøking

Q: Det er uklart hvem og hvordan feil oppdages.

A: I praksis vil feil normalt bli oppdaget enten når data i Tripletex ikke samsvarer med Simployer (for eksempel feil ansettelsesdatoer, manglende bankkonto) eller når integrasjonskjøringer/loggene viser mislykkede posteringer, og deretter håndteres av kundens interne prosess (HR/lønn/systemeier). Sendte mitt e-postvarsel (for ansattdata).

Q: Kan dette løses ved å få fraværskoder godkjent av en leder/HR?

A: Om du legger til et godkjenningssteg fra leder/HR for fravær er derfor et internt prosessvalg, ikke noe som kontrolleres av denne integrasjonen.

Dataoverføring til Tripletex

Q: Hvordan flyter dataene, hvilke data overføres, og når skjer dette?

A: Flyten er enveiskommunikasjon for disse standardintegrasjonene: Simployer One sender ansatt- og ansettelsesdata til Tripletex, ved å bruke ansattnummeret som nøkkel for å oppdatere en eksisterende person eller opprette en ny. Data overføres for de kartlagte feltene i Arbeid, Finans, Personlig og Ansettelsesseksjoner (for eksempel e-post, mobil, bankkonto, navn, fødselsdato, SSN/D-nummer, adresse ved opprettelse, ansettelsesdatoer, ansettelsesprosent, lønn og lønnstype) når den planlagte eller manuelle synkroniseringen kjøres og det er endringer som tilfredsstiller forretningsreglene.

Q: Hva med andre typer data enn det som er beskrevet i API-dokumentene?

A: Integrasjonen dekker kun feltene som er oppført i ansattdata-kartleggingen og den separate fraværsdata-artikkelen; artikkelen sier eksplisitt at enkelte personlige identifikasjonsfelt som internasjonale ID-er ikke støttes, og at visse andre datapunkter som fravær følger separate flyt. Hvis et felt eller datatype ikke er dokumentert som kartlagt, overføres det ikke av standardintegrasjonen og må håndteres manuelt eller via en annen/tilpasset løsning.

Andre spørsmål

Q: Det står at ansatte må ha gyldige ansettelser i Simployer for at integrasjonen med Tripletex skal fungere. Hva betyr dette, og hvordan unngår vi at brukere blir ekskludert?

A: “Gyldig ansettelse” betyr at personen har minst én ansettelse registrert i Simployer One; kun da kan integrasjonen eksportere både ansatt- og ansettelsesdata til Tripletex. For å unngå ekskludering må du sørge for at hver ansatt som skal eksistere i Tripletex har en korrekt opprettet ansettelse i Simployer One (startdato, aktiv status, etc.) og at deres ansattnummer samsvarer mellom de to systemene.

Q: For eksempel, ansettelsesstart/sluttdato – hvordan fungerer ansettelsesintegrasjonen egentlig?

A: Når integrasjonen kjører, vil Tripletex få en ansettelse opprettet for enhver ansatt som ikke allerede har en ansettelse der; startdatoen kommer fra den første ansettelsen i Simployer One, og ansettelsen er koblet via Simployer ansettelses-ID. Når den ansatte avsluttes i Simployer One, setter integrasjonen ansettelsens sluttdato i Tripletex til Simployer ansatte sluttdato, og bruker den hardkodede slutårsaken “EMPLOYMENT_END_EMPLOYEE”, som kunden senere kan endre manuelt i Tripletex om nødvendig.

Q: Noen felter må oppdateres manuelt – hvordan fanger vi opp eventuelle avvik her?

A: For felter som ikke oppdateres etter første opprettelse (for eksempel hjemmeadresse) eller ikke støttes i det hele tatt (for eksempel internasjonal ID), sier artikkelen at endringer må gjøres manuelt i Tripletex. Det er ingen automatisk avviksdeteksjon, så den praktiske måten å fange opp forskjeller er å bruke Simployer som referanse, deretter periodisk sammenligne disse feltene i Tripletex (via rapporter eller stikkprøver) og justere Tripletex der det er nødvendig.

Q: “Oppdatering av felt skjer kun når nye verdier legges til eller endres i Simployer One.” Hvordan vet du hvilke endringer som er gjort?

A: Integrasjonslogikken sjekker om et kartlagt felt i Simployer One har en ny eller endret verdi og, hvis det oppfyller forretningsreglene, sender den den nye verdien videre; eksempler er mobilnummer, bankkonto, IBAN/BIC, og navn. Fra et brukerperspektiv ser du ikke en “endringslogg”, i stedet kan du se de nåværende verdiene i Simployer versus Tripletex og, hvis de avviker der kartleggingen sier de skal holdes synkronisert, vet du at en endring har blitt gjort eller må synkroniseres på nytt.

For endringene som er gjort vises det i rapporten som blir sendt ut via e-post.

Q: Adressefelt oppdateres ikke i Tripletex etter første opprettelse. Hvordan vet vi hvilke adresseendringer som er blitt gjort?

A: Artikkelen sier tydelig at adressefelt (gate, postnummer, by) ikke oppdateres i Tripletex når personen er opprettet der, så senere endringer til hjemmeadressen i Simployer vil ikke flyte gjennom.