Skapa mallar och funktionalitet

Skapa mallar i avtalsmodulen

Gå till Mallar i vänstermenyn.

Du har flera alternativ för att skapa mallar:

• Vi har förinställda mallar som du kan använda. Du hittar dessa under Importera mall uppe till höger.
  Hitta mallen du vill ha och klicka på Importera. Vi har fördefinierade avtalsuppgifter, systemfält och egna fält. Du behöver själv granska och redigera dessa. Vägledning för detta finns i punkt 3.

• Du kan skapa nya mallar genom att klicka på "+"-ikonen. Då öppnas en tom mall där du manuellt måste lägga till innehåll. Du måste lägga till avtalsuppgifter i den mall du skapar. Vägledning finns i punkt 2.

• Om du har text från ett dokument du brukar använda, kan du kopiera texten och klistra in den i mallen. Kom ihåg att högerklicka där du vill klistra in och välja Klistra in som ren text för att ta bort eventuell formatering.

• Du kan kopiera en befintlig mall. Observera att namnet måste vara unikt. Genom att kopiera en mall behåller du all formatering och kan börja modifiera mallen samt återanvända text, egna fält och systemfält.

När detta är gjort kan du börja redigera mallen genom att lägga till systemfält och egna fält. Se punkt 3.

Redigera avtalsmallens detaljer

När du skapar en ny mall behöver du fylla i mallens detaljer. Dessa kan även justeras senare.

• Namn: Avtalet måste ha ett unikt namn.

• Typ: Välj om det är ett anställningsavtal eller ett tilläggsavtal.

• Språk: Anger datumformatet i avtalet.

• Enheter: Välj vilka enheter avtalet gäller för. Du kan välja om det ska gälla hela företaget eller specifika juridiska enheter eller avdelningar. Observera att om nya avdelningar läggs till i organisationsstrukturen måste de aktiveras för att kunna använda mallen.

Löneuppgifter används i kombination med Simployers kompensationsmodul.

Systemfält och Egna fält

När du skapar avtalsmallar kan du inkludera både systemdefinierade och egna datafält.

• Systemdefinierade fält (rosa): Dessa hämtar information som är registrerad på användaren i Simployer-portalen. Baserat på data du matat in för individen fylls fälten automatiskt i vid förberedelse av avtalet.

• Egna datafält (gula): Dessa skapar du själv, där du specificerar vilket innehåll som ska finnas i fälten.

Fälten flyttas in i mallen med drag och släpp till önskad plats.

3.1 Systemfält

Systemfält är information som finns tillgänglig från systemet.

Systemfälten läggs till i mallen genom att dra den röda rutan till redigeringsfältet.

Det finns fem kategorier av systemfält:

• Person: Information om den nya medarbetaren som kan slås ihop i avtalet (t.ex. förnamn, efternamn, adress, födelsedatum osv.).

• Avdelning: Information om avdelningen som kan slås ihop i avtalet.

• Företag: Information om företaget där medarbetaren är anställd, som kan slås ihop i avtalet (t.ex. företagsnamn och organisationsnummer).

• Anställning: Anställnings- och tjänsteinformation som kan slås ihop i avtalet. Det är en förutsättning att anställning och tjänst är registrerade för medarbetaren för att kunna skapa avtal.

• Lön: För dem som har kompensationsmodulen går det att använda systemfält kopplade till lön.

Notera: För att informationen från systemfälten ska slås ihop i avtalet måste den vara registrerad på personen, avdelningen och företaget.

3.2 Egna fält

Egna fält är kundspecifika. Det är information du vill lägga till i avtalet, men som systemet inte har någon fördefinierad relation till. Exempel är provanställningsvillkor, uppsägningstid, lön, tillägg, övertidsvillkor med mera.

Egna fält läggs till i mallen genom att dra den gula rutan till avtalet där du vill ha den.

Skapa egna fält

Klicka på plustecknet under Egna datafält.

Fältdetaljer

Fyll i detaljer för det nya datafältet.

• Namn för eget fält: Ge fältet ett kort namn för intern referens när du arbetar med mallar.

• Inmatningstitel: Ange den text som ska visas för den som skapar avtalet. Den bör vara så intuitiv som möjligt så att det är lätt att förstå vad som ska fyllas i eller väljas.

• Fälttyp: Du kan välja mellan:

  • Textfält: Skapar ett fritextfält som ska fyllas i när avtalet skapas.

  • Textområde: Skapar ett större fritextfält.

  • Dropdown: Ger en rullgardinsmeny. En fjärde flik som heter Alternativ visas då där du kan skriva in olika valmöjligheter.

  • Datumfält: Ger en kalender för att fylla i datum.

  • Kryssruta: Gör det möjligt att bocka i olika val. De olika valen anges under fliken Alternativ.

  • Lista: Skapar radioknappar. De olika punkterna anges under fliken Alternativ.

  • Resursväljare: Möjliggör val av resurs från resursbanken. Detta är en variant av dropdown men avsedd för längre texter (rullgardinsmenyn har en begränsning på 500 tecken). Resurser kan återanvändas i flera mallar.

• Validering: Om detta fält ska vara obligatoriskt att fylla i för avtalskaparen, kryssa i detta under validering.

Hjälptext

Om du vill ge hjälptext till den som skapar avtalet kan du skriva in den här.

Alternativ

Vid användning av dropdown, kryssruta, lista eller resursväljare måste du ange tillgängliga alternativ.

Denna flik visas inte vid användning av textfält, textområde eller datumfält.

Organisera ordningen på egna fält

Nya fält placeras längst ner när de skapas. För att ändra ordningen på frågorna klickar du på Organisera, håller i ikonen till vänster och drar den upp eller ner. Om du vill sortera frågor i grupper kan du lägga till en rubrik.

Resurser för mallar

Du hittar Resurser för mallar under Mallar i vänstermenyn när du är i instrumentpanelen.

Denna funktion används när det finns längre texter som ska finnas tillgängliga som val i guiden vid skapande av avtal. Det gäller längre texter som inte passar som alternativ i dropdown eller listor.

Du skapar texterna under Resurser för mallar och väljer sedan resursväljaren när du skapar ett eget datafält.

Rubrikerna är de du väljer under fliken Alternativ i det egna datafältet.