Workflows – Översikt och kom igång

Ändrad den Fre, 23 jan. vid 1:32 E.M.

Välkommen till vår funktion för Arbetsflöden

Arbetsflöden hjälper dig att automatisera, tilldela och hantera processer i din organisation. Oavsett om det gäller rehabilitering, rollförändringar eller uppföljning av sjukfrånvaro minskar arbetsflöden manuellt arbete, förbättrar samarbetet och säkerställer att uppgifter slutförs effektivt.

Den här artikeln introducerar Arbetsflöden, förklarar de viktigaste funktionerna och guidar dig vidare till detaljerade artiklar om hur du använder dem utifrån dina behov.

1. Vad är Arbetsflöden? (inkluderar demovideo)

Arbetsflöden är en ny funktion i Simployer One som är utformad för att effektivisera HR-processer genom att automatisera uppgiftslistor, tilldela uppgifter och trigga arbetsflöden baserat på livscykelhändelser.

Klicka här för att se en kort demovideo.

Viktiga funktioner

Arbetsflöden är ett nytt verktyg i Simployer One som effektiviserar organisationens återkommande HR-processer. Det hjälper dig att automatisera arbetsflöden, tilldela uppgifter till rätt personer och starta processer baserat på livscykelhändelser som anställningsdatum eller rollförändringar.

Med Arbetsflöden kan du:

Automatisera processer för att spara tid och minska fel
Tilldela uppgifter till individer eller hela team, avdelningar eller kontor
Använda expertutformade mallar för att snabbt och effektivt hantera återkommande processer

Skillnaden mellan mallar och arbetsflöden

En mall är en återanvändbar plan för ett arbetsflöde. Den fungerar som en ritning som definierar uppgifter, deadlines och struktur för en process (t.ex. uppföljning av sjukfrånvaro eller rehabilitering).

Ett arbetsflöde är en aktiv process som skapas från en mall. Det är kopplat till verkliga personer, specifika händelser och tidslinjer.

Exempel

Mall: ”Uppföljning av sjukfrånvaro” – en fördefinierad uppgiftslista för hantering av långvarig sjukfrånvaro
Arbetsflöde: Ett arbetsflöde som triggas för ”John Doe på Oslokontoret” när han rapporterar sjukfrånvaro i fem på varandra följande dagar

2. Nyckelfunktioner i Arbetsflöden

Här är de viktigaste funktionerna i Arbetsflöden:

Automatisera processer med livscykeltriggers

Ställ in arbetsflöden som startar automatiskt vid viktiga händelser, till exempel:

En medarbetares anställningsdatum (onboarding)
Titeländring (rollförändring)
Övergång till chefsroll
Rapporterad sjukfrånvaro
En medarbetares slutdatum (offboarding)

Detta minskar manuellt arbete och säkerställer att processer startar vid rätt tidpunkt.

Relaterad guide: Spara tid med färdigbyggda mallar

Skapa och använda manuella mallar

Bygg återanvändbara mallar för processer som startas manuellt, till exempel:

Reboarding av medarbetare
Hantering av teamspecifika arbetsflöden

Så fungerar det:

Skapa mallen med uppgifter och deadlines
Använd den senare för att manuellt trigga arbetsflöden för specifika medarbetare eller grupper

Relaterad guide: Så använder du manuella mallar för att effektivisera processer

Tilldela uppgifter till team eller individer

Uppgifter kan tilldelas till:

Specifika personer (t.ex. en medarbetare eller chef)
Hela grupper, såsom team, avdelningar eller kontor

Detta säkerställer skalbarhet och minskar risken för att uppgifter missas.

Använd expertutformade mallar

Spara tid och säkerställ efterlevnad med Simployers expertutformade mallar för vanliga HR-processer:

Rollförändring
Uppföljning av sjukfrånvaro (Sverige & Norge)
Rehabilitering (Sverige)
Reboarding
Föräldraledighet (Sverige & Norge)

Mallarna kan anpassas efter organisationens behov.

Relaterad guide: Spara tid med färdiga mallar

3. Kom igång

Följ stegen nedan för att komma igång med Arbetsflöden:

Steg 1: Skapa en mall

Gå till Företag > Arbetsflöden > Hantera mallar > + Skapa mall
Lägg till namn och beskrivning för mallen
Välj trigger:
- Manuell trigger (för arbetsflöden som startas manuellt)
- Automatisk trigger (t.ex. anställningsdatum, titeländringar, chefsroll)
Om det är en automatisk mall kan du definiera ett omfång (team, kontor, avdelningar osv.). Arbetsflödet triggas endast om händelsen gäller en medarbetare inom valt omfång
Skapa uppgiftslistan med deadlines, länkar och ansvariga

Steg 2: Spara, förhandsgranska och använd mallen

Förhandsgranska mallen för att kontrollera omfång, uppgifter, deadlines och triggers
Spara mallen

Steg 3: Använd mallar för att trigga arbetsflöden

För automatiska mallar:

Gå till sidan Mallbibliotek och aktivera triggerhändelsen för den automatiska mall du vill använda
Arbetsflöden startar nu automatiskt baserat på livscykelhändelser

För manuella mallar:

Gå till huvudvyn för Arbetsflöden och klicka på ”Skapa nytt arbetsflöde”
Välj en mall
Välj vilka (medarbetare, team, avdelningar …) och när arbetsflödet ska starta
Granska och publicera arbetsflödet