Workflows – Översikt och Kom igång

Ändrad den Mån, 16 juni vid 2:15 E.M.

Välkommen till vår nya funktion för Workflows.

Workflows hjälper dig att automatisera, tilldela och hantera processer i din organisation. Oavsett om det handlar om rehabilitering, rollövergångar eller uppföljning vid sjukfrånvaro, minskar Workflows manuellt arbete, förbättrar samarbetet och säkerställer att uppgifter genomförs effektivt.

Den här artikeln introducerar Workflows, förklarar nyckelfunktioner och länkar till detaljerade guider för dina behov.

Menyalternativet som tidigare hette "Workflow Templates" har bytt namn till "On-Offboarding Tasks". Detta för att undvika förväxling med den nya Workflow-funktionen.

1. Vad är Workflows? (Inkl. demovideo)

Workflows är en ny funktion i Simployer One som förenklar HR-processer genom att automatisera uppgiftslistor, tilldela uppgifter och starta workflows baserat på livscykelhändelser.

Klicka här för att se en kort demovideo.

Viktiga funktioner:

Workflows hjälper din organisation att effektivisera upprepade HR-processer:

Automatisera processer och minska fel.
Tilldela uppgifter till individer, team eller avdelningar.
Använd färdiga mallar byggda av experter för vanliga processer.

Skillnaden mellan mallar och workflows

Mall: En återanvändbar plan för en workflow. Den beskriver uppgifter, deadlines och struktur (t.ex. sjukfrånvarouppföljning).
Workflow: En faktisk process skapad från en mall, kopplad till verkliga personer och händelser.

Exempel:

Mall: "Sjukfrånvarouppföljning"
Workflow: Startas för "John Doe på kontoret i Stockholm" efter 5 dagars sjukfrånvaro

2. Viktiga funktioner i Workflows

Automatisera med livscykel-triggers

Starta workflows automatiskt vid:

Anställningsdatum (onboarding)
Titeländring
Ny chef
Registrerad sjukfrånvaro
Slutdatum (offboarding)

Relaterad guide: Automatisera och trigga workflows

Skapa och använd manuella mallar

För manuellt utlösta processer, som:

Reboarding
Team-specifika processer

Relaterad guide: Använda manuella mallar

Tilldela uppgifter till team eller individer

Uppgifter kan tilldelas:

Specifika personer (anställd eller chef)
Hela grupper, t.ex. team, avdelningar eller kontor

Använd expertbyggda mallar

Spara tid och säkerställ efterlevnad med Simployers mallar:

Rolländring
Sjukfrånvarouppföljning (Sverige & Norge)
Rehabilitering (Sverige)
Reboarding
Föräldraledighet (Sverige & Norge)

Relaterad guide: Spara tid med färdigbyggda mallar

3. Kom igång

Steg 1: Skapa en mall

Gå till Workflows-sidan och skapa ny mall
Lägg till namn och beskrivning
Välj trigger: manuell eller automatisk
Sätt upp uppgifter med deadlines, länkar och ansvariga

Steg 2: Förhandsgranska och spara mallen

Steg 3: Använd mallar för att starta Workflows

Automatiska mallar: Aktivera triggern – Workflows startar automatiskt
Manuella mallar: Gå till Workflows, klicka på "Skapa ny Workflow", välj mall, ange vem och när, och publicera

4. Begränsningar (Beta)

Workflows är fortfarande under utveckling:

Onboarding/Offboarding: Grundläggande stöd finns, men för mer avancerade behov bör du använda det befintliga systemet.