Hantera ledighetsbilagor i Simployer One

Den här guiden förklarar hur du använder funktionen Ledighetsbilagor i Simployer One. Denna funktion gör det möjligt för anställda att ladda upp relevant dokumentation, till exempel läkarintyg, när de registrerar en ledighetsförfrågan. Den stödjer även bättre dokumenthantering för administratörer och godkännare.

Ledighetsbilagor gör det möjligt för anställda att bifoga underlag direkt i sin ledighetsansökan. Detta är särskilt relevant för:

• Sjukfrånvaro som kräver läkarintyg

• Föräldraledighet eller vård av närstående som kräver officiell dokumentation

• Alla typer av frånvaro där bevis krävs för godkännande eller regelefterlevnad

Konfiguration av bilagor

Bilagor aktiveras i ledighetspolicyn i Ledighetsinställningarna.
Bilagefunktionen är tillgänglig för alla ledighetstyper utom egenrapporterad sjukfrånvaro.

Ladda upp bilagor vid registrering av ledighet

När en anställd registrerar en ledighetsförfrågan:

1. Gå till modulen Ledighet

2. Välj relevant ledighetstyp (t.ex. Sjukfrånvaro)

3. Välj datumen för ledighetsperioden

4. I registreringsdialogen, hitta fältet Bilaga

5. Ladda upp nödvändig fil:

   • Godkänt format är PDF

6. Skicka in ledighetsförfrågan

Observera: Bilagan lagras säkert och blir en del av ledighetsposten.

Synlighet av bilagor

För anställda:

• Efter inskickning kan anställda se bifogat dokument under ledighetsdetaljerna

• Systemet bekräftar att dokumentet har laddats upp korrekt

För chefer/godkännare:

• Godkännare kan öppna och granska bilagan som en del av godkännandeflödet

• Det säkerställer att beslut fattas med korrekt dokumentation, särskilt för sjukfrånvaro

Bilagor i sjukfrånvarorapporter

Simployer One innehåller rapportfunktionalitet som visar när en ledighetspost innehåller en bilaga:

• Sjukfrånvarorapporter visar tydligt om dokument bifogats
  Detta gör det möjligt för HR och efterlevnadsansvariga att:

• Följa upp vilka frånvaron som stöds med dokumentation

• Identifiera saknade intyg om det krävs enligt lag eller policy

Dataskydd och efterlevnad

Alla bilagor hanteras enligt gällande dataskyddsregler:

• Dokument är endast tillgängliga för relevanta roller (anställd, chef, ägare/HR)

• Bilagor lagras säkert och är kopplade enbart till den specifika ledighetsposten