Sett sluttdato, deaktiver den ansatte og slett persondata når et ansettelsesforhold avsluttes.

Sette sluttdato på stillingen

Søk opp den ansatte, velg Om i menyen øverst, og velg deretter Ansettelse. Legg inn riktig sluttdato og sluttårsak på stillingen. Du kan sette en sluttdato fram i tid.

Deaktivere den ansatte

Før du deaktiverer den ansatte, må du kontrollere at det ikke finnes åpne prosesser på personen, for eksempel åpent sykefravær, ubehandlede fraværssøknader eller prosessoppgaver.

Når sluttdatoen på stillingen er passert, kan du deaktivere profilen:

1. Gå til handlingsknappen i personprofilen
2. Velg deaktiver

Simployer skiller mellom en aktiv ansettelse eller stilling og en aktiv person eller bruker. Nærmeste leder varsles som standard 14 dager før stillingen utløper. Etter at stillingen har utløpt, må du deaktivere personen manuelt.

En deaktivert person er ikke synlig for andre medarbeidere eller ledere. Bare en systemadministrator eller personaladministrator kan søke opp personen under Min Virksomhet → Personer → inaktive.

Hvis du ikke deaktiverer en person som ikke lenger jobber i organisasjonen, kan personen fortsatt logge på systemet. Når du deaktiverer en ansatt, mister den ansatte også tilgangen til dokumentarkivet sitt og kan ikke lenger logge på Simployer.

Slette den ansattes persondata

Når du har deaktivert en ansatt, viser Simployer en melding om at du bør slette sensitive data ved hjelp av personvernklienten.

Det kan være praktisk å vente før du sletter dataene hvis organisasjonen fortsatt har et formål med å oppbevare dem, for eksempel fordi personen kan komme tilbake til organisasjonen.

Ha faste rutiner for bruk av personvernklienten, slik at organisasjonen ikke oppbevarer data om avsluttede personer når arbeidsgiveren ikke lenger har behov for dem.

Slik bruker du personvernklienten:

1. Gå til Behandle → Administrasjon → Brukeradministrasjon → Sletting av brukerdata
2. Les informasjonssiden nøye
3. Hent ut informasjon om personen som bare oppbevares i Simployer, hvis organisasjonen fortsatt har et formål med å oppbevare informasjonen
4. Bruk personvernklienten til å slette persondataene