For å administrere Reise og utlegg benyttes ulike roller som gir forskjellige tilganger og arbeidsoppgaver. Hvilken rolle en bruker skal ha, avhenger av hvilke oppgaver vedkommende skal utføre.
Noen roller brukes til administrasjon av modulen, mens andre benyttes i godkjenningsflyten eller ved registrering og behandling av reiser og utlegg.
Nedenfor finner du en oversikt over de tilgjengelige rollene.
| Rolle | Brukes når | Typisk bruker |
|---|---|---|
| Reiseadministrator | Personen skal administrere reisemodulen og hjelpe andre brukere med reiser. | HR / Administrator |
| Utleggsadministrator | Personen skal administrere utleggsmodulen og hjelpe andre brukere med utlegg. | HR / Administrator |
| Reisesekretær | Personen skal registrere eller administrere reiser på vegne av andre ansatte. | Sekretær / HR |
| Utleggssekretær | Personen skal registrere eller administrere utlegg på vegne av andre ansatte. | Sekretær / HR |
| Attestant | Personen skal godkjenne reiser og utlegg. | Leder |
| Attestasjonsvikar | Personen skal overta godkjenningen når attestanten er fraværende. | Leder / Vikar |
| Attestasjonskontrollør | Personen skal utføre godkjenning på nivå 2 dersom attestasjonskontroll benyttes. | Lønn / Økonomi |
| Potensiell attestant | Personen skal kunne velges som attestant av ansatte ved registrering av reiser og utlegg. | Leder / Spesielle tilfeller |
| Eksportør | Personen skal eksportere godkjente reiser og utlegg til lønns- eller økonomisystem. | Lønn / Økonomi |
| Selvattestering | Den ansatte skal kunne attestere egne reiser og utlegg. | Spesielle tilfeller |
Beskrivelse av rollene
Reiseadministrator
Brukes når
Personen skal administrere reisemodulen.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Innsyn i ansattes reiser
- Endre reiser for andre ansatte
- Administrere innstillinger i reisemodulen
- Administrere brukertilgang til reisemodulen
Utleggsadministrator
Brukes når
Personen skal administrere utleggsmodulen.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Innsyn i ansattes utlegg
- Endre utlegg for andre ansatte
- Administrere innstillinger i utleggsmodulen
- Administrere brukertilgang til utleggsmodulen
Reisesekretær
Brukes når
Personen skal registrere eller administrere reiser på vegne av andre ansatte.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Innsyn i påbegynte og ikke signerte reiser
- Opprette og endre reiser for andre ansatte
Merk: Rollen kan ikke signere reiser på vegne av andre ansatte.
Utleggssekretær
Brukes når
Personen skal registrere eller administrere utlegg på vegne av andre ansatte.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Innsyn i påbegynte og ikke signerte utlegg
- Opprette og endre utlegg for andre ansatte
Merk: Rollen kan ikke signere utlegg på vegne av andre ansatte.
Attestant
Brukes når
Personen skal godkjenne reiser og utlegg.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Innsyn i reiser og utlegg som skal godkjennes
- Godkjenne reiser og utlegg
Mottar varsler om
- Reiser og utlegg som venter på godkjenning
Merk: Rollen kan tildeles manuelt, eller personen blir automatisk attestant dersom vedkommende er registrert som nærmeste leder.
Attestasjonsvikar
Brukes når
Den ordinære attestanten er fraværende og en annen person skal godkjenne reiser og utlegg midlertidig.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Samme godkjenningsrettigheter som attestanten
Mottar varsler om
- Reiser og utlegg som skal godkjennes på vegne av attestanten
Se også: Endre godkjenner i Reise og utlegg
Attestasjonskontrollør
Brukes når
Virksomheten benytter attestasjonskontroll på to nivåer.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Innsyn i reiser og utlegg som skal kontrolleres
- Godkjenning på nivå 2
Se også: Aktiver attestasjonskontroll på to nivåer
Potensiell attestant
Brukes når
Ansatte skal kunne velge en annen attestant enn den som er satt som standard.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Kan velges som attestant ved registrering av reiser og utlegg
Merk: Rollen er ikke synlig for den ansatte. For å kunne velge en person som attestant, må administrator kjenne til hvem som har rollen Potensiell attestant.
Eksportør
Brukes når
Godkjente reiser og utlegg skal eksporteres til lønns- eller økonomisystem.
Rollen gir blant annet tilgang til
- Eksport av reiser og utlegg
- Purre på signering og attestering
- Markere reiser som utbetalt
Selvattestering
Brukes når
Den ansatte skal attestere egne reiser og utlegg.
Merk: For å bruke denne rollen må innstillingen Tillat selvattestering være aktivert under Systeminnstillinger → Reise og utlegg. I tillegg må attestasjonsformen endres på den aktuelle brukeren.
Tips
En bruker kan ha flere roller samtidig dersom arbeidsoppgavene krever det. Tildel kun de rollene som er nødvendige for at brukeren skal kunne utføre sine oppgaver.
Var denne artikkelen nyttig?
Så bra!
Takk for din tilbakemelding
Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp
Takk for din tilbakemelding
Tilbakemeldingen er sendt inn
Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen