Veiledning til sykefraværsrapporten

Endret Mon, 22 Jun ved 2:46 PM

Slik leser og forstår du tallene i Excel-rapporten

Rapporten gir virksomheten en oversikt over sykefraværet månedlig eller for hvert kvartal som er det forskriften krever. Den oppfyller minstekravene til sykefraværsstatistikk som følger av folketrygdloven § 25-2 og forskrift 25. mars 1997 nr. 272. Hensikten er at dere skal kunne følge fraværet over tid og bruke tallene aktivt i sykefraværsarbeidet.

1. Slik er rapporten bygd opp

Rapporten består av to faner:

Sykefraværsstatistikk – detaljert. Viser fraværet fordelt på kvartal, kjønn og fraværstype. Dette er hovedrapporten.
Sykefraværsstatistikk – forenklet. Viser kun avtalte arbeidsdager, sykefraværsdager og sykefravær i prosent per kvartal.

Radene i den detaljerte fanen er delt på kvartal. Hvert kvartal er igjen delt på Kvinne, Mann, Annet og Totalt. «Annet» fanger opp ansatte som ikke er registrert som kvinne eller mann. «Totalt» er summen av alle.

Kolonnene er delt i to hoveddeler:

Sykefravær. Alt fravær som regnes som sykefravær. Her finner du «Totalt sykefravær» og fraværet fordelt på lengde: 1–3 dager, 4–16 dager og over 16 dager. I kolonnen «Over 16 dager» har en egen inndeling for ekstra lange fravær utover 8 uker.
Annet fravær. Fravær som ikke regnes som sykefravær: sykt barn, annet fravær og ugyldig fravær.

Rapporten kan tas ut på et hvilket som helst tidspunkt, men da må man være oppmerksom på at fravær kan havne i feil kolonne. Først når fraværet er avsluttet vet man hvilken kolonne fraværet skal falle inn under. Uavhengig av dette vil det prosentvise fraværet være korrekt.

2. Grunnbegreper

Disse begrepene går igjen i hele rapporten. Forklaringene under gjelder overalt der begrepet brukes.

Begrep	Hva det betyr
Mulige dagsverk	Antall dager de ansatte er avtalt å være på jobb i kvartalet. Regnes som antall ansatte × driftsdager i kvartalet × stillingsandel. Deltidsansatte teller med stillingsprosenten sin. Kalles også mulige dagsverk.
Sykefraværsdager	En sykefraværsdag er en avtalt arbeidsdag der den ansatte er borte på grunn av sykdom. Bare hele dager telles. For deltid og gradert sykmelding vektes dagene (se kapittel 4), slik at de er sammenlignbare med avtalte arbeidsdager.
Tilfeller	Hvert sammenhengende sykefravær telles som ett tilfelle. Tilfellet registreres i det kvartalet fraværet startet (se kapittel 3). To separate fraværsdager som skilles av en eller flere arbeidsdager er to tilfeller.
Sykefravær %	Sykefraværet i prosent. Regnes som sykefraværsdager delt på avtalte arbeidsdager, ganget med 100. Beregnes for hver rad (per kjønn og totalt).
Egenmelding	Fravær den ansatte melder fra om selv, uten sykmelding fra lege.
Legemelding	Fravær som er dokumentert med sykmelding fra lege.
Feriedager	Feriedager regnes ikke med i mulige dagsverk. I perioder der det er mye ferieavvikling vil antall avtalte dagsverk gå ned og sykefraværsprosenten derfor gå opp gitt at det er like mange fraværsdager.

3. Kolonnene under «Sykefravær»

Totalt sykefravær

De tre første tallkolonnene oppsummerer fraværet for hele raden.

Kolonne	Slik leses og regnes den
Mulige dagsverk	Grunnlaget for prosentberegningen. Summen av avtalte dagsverk for raden (jf. kapittel 2).
Sykefraværsdager	Summen av alle sykefraværsdager i raden, uansett lengde og uansett om fraværet er egenmeldt eller legemeldt.
Sykefravær %	Sykefraværsdager ÷ avtalte arbeidsdager × 100. Eksempel: 7 sykefraværsdager av 885 avtalte dager = 0,79 %.

Lengde-kolonnene under deler det samme fraværet inn etter hvor lenge det varte. For hver lengde finner du to talltyper: «Tilfeller» og «Sykefraværsdager». Slik telles de:

1–3 dager og 4–16 dager

Disse to gruppene er delt i Egenmelding og Legemelding. Det samme fraværet føres bare ett sted – etter hvordan det er dokumentert.

Gruppe	Kolonne	Slik telles og regnes den
1–3 dager	Tilfeller	Antall sykefravær med varighet 1 til og med 3 kalenderdager. Hvert fravær er ett tilfelle.
	Sykefraværsdager	Antall sykefraværsdager i disse tilfellene. Vektes for deltid og gradering.
4–16 dager	Tilfeller	Antall sykefravær med varighet 4 til og med 16 kalenderdager. Hvert fravær er ett tilfelle.
	Sykefraværsdager	Antall sykefraværsdager i disse tilfellene. Vektes for deltid og gradering.

Egenmelding og legemelding telles og regnes på nøyaktig samme måte. Forskjellen er bare hvordan fraværet er dokumentert. Grensen på 16 dager følger arbeidsgiverperioden.

Over 16 dager

Her føres sykefravær som varer lenger enn arbeidsgiverperioden (mer enn 16 dager). Alle tapte arbeidsdager i kvartalet tas med – også de 16 første. Rapporten vil først bli riktig når man vet hele lengden på fraværet. Det betyr at et fravær kan skifte kolonne når man vet endelig lengde på fraværet. Gruppen har to deler:

Del	Kolonne	Slik telles og regnes den
Totalt over 16 dager	Tilfeller	Alle sykefravær som varer mer enn 16 dager. Hvert fravær er ett tilfelle, registrert i kvartalet det startet.
	Sykefraværsdager	Sykefraværsdagene fra disse tilfellene som faller i dette kvartalet. Vektes for deltid og gradering.
Over 8 uker	Tilfeller	Den delen av fraværene over 16 dager som varer mer enn 8 uker (langtidsfravær). Disse telles også under «Totalt».
	Sykefraværsdager	Sykefraværsdagene for langtidsfraværene. Inngår også i «Totalt»-tallet.

Over 8 uker

«Over 8 uker» er altså ikke et tillegg i rapporten, men en utdyping: det viser hvor mye av det lange fraværet som er langtidsfravær. For at rapporten skal bli helt riktig er det en forutsetning at det er gått mer enn 8 uker etter perioden man rapporterer for, først da vet man om pågående fravær havner i denne kolonnen.

4. Slik regner du tilfeller og dager

Tilfeller

Hvert sammenhengende fravær telles som ett tilfelle.
Tilfellet registreres bare i kvartalet fraværet startet i. Ved månedlig visning vil aktuell måned for start vises.
Følger en ny sykmelding rett etter en annen, uten at den ansatte er tilbake på jobb, regnes det som ett tilfelle. Et sammenhengende tilfellet av et fravær.
Har den ansatte vært tilbake på jobb mellom fraværene, telles de som separate tilfeller.
Går et fravær over to kvartaler: tilfellet føres i første kvartal. I neste kvartal føres bare dagene som faller der – ikke et nytt tilfelle.

Sykefraværsdager

En sykefraværsdag er en avtalt arbeidsdag den ansatte er borte. Bare hele dager telles. Helger og fridager i fraværsperioden teller ikke med. Dagene vektes slik:

Heltid: antall fraværsdager teller fullt ut. 2 dager borte = 2 sykefraværsdager.
Deltid: antall fraværsdager × stillingsandel. 5 fraværsdager i 50 % stilling = 2,5 sykefraværsdager.
Gradert sykmelding: antall fraværsdager × sykmeldingsgrad. 50 % gradert i 10 dager = 5 sykefraværsdager.
Deltid og gradert samtidig: gang begge deler. 10 driftsdager × 3/5 stilling × 0,5 gradering = 3 sykefraværsdager.

Ansatte uten sykepengerett

Det følger direkte av forskriften at statistikken bare skal omhandle de som har opparbeidet rett til lønn under sykdom. Ansatte som har passert maksdato sykepenger skal derfor ikke regnes med som et avtalt dagsverk og fraværet skal heller ikke tas med under sykefraværsdager. Her må man passe på å ekskludere alle ansatte som har passert maksdato fra rapporten, dette må gjøres manuelt.

Sykefravær i prosent – eksempel

En virksomhet har 250 avtalte arbeidsdager i kvartalet og 25 sykefraværsdager. Det gir et sykefravær på 10 %. Neste kvartal er det 270 avtalte dager og 26 sykefraværsdager, altså 9,6 %. Årstallet finner du ved å summere dager og avtalte dager for alle kvartaler før du regner prosenten.

5. Kolonnene under «Annet fravær»

Dette er fravær som ikke regnes som sykefravær og som derfor ikke påvirker sykefraværsprosenten. Hver type har «Tilfeller» og «Fraværsdager». Tilfeller og dager telles etter de samme reglene som i kapittel 4.

Kolonne	Hva som føres her
Sykt barn	Fravær på grunn av barns sykdom. Føres med tilfeller og fraværsdager. Tas med uavhengig av om det er arbeidsgiver eller Nav som betaler. Regnes ikke som sykefravær.
Annet fravær	Permisjon og annet godkjent fravær, med eller uten lønn. Fødselspermisjon føres også her. Regnes ikke som sykefravær.
Ugyldig fravær	Fravær som ikke er avtalt med arbeidsplassen. Regnes ikke som sykefravær.

6. Den forenklede fanen

Den forenklede fanen viser de tre nøkkeltallene per kvartal: avtalte arbeidsdager, sykefraværsdager og sykefravær i prosent. Den gir et raskt overblikk uten fordeling på kjønn, lengde eller dokumentasjon. Tallene regnes på samme måte som i den detaljerte fanen.

Tips: Virksomheter med færre enn 20 ansatte kan nøye seg med dette nivået. Da teller dere opp avtalte dagsverk og sykefravær per kvartal.

Rettslig grunnlag og kilder

Folketrygdloven § 25-2 – arbeidsgivers plikt til å føre sykefraværsstatistikk.
Forskrift 25. mars 1997 nr. 272 om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom.
Navs veiledning til føring av sykefraværsstatistikk: nav.no/arbeidsgiver/fore-sykefravar